Die Auswahl und Einführung einer passenden Projektmanagement-Software für digitalisierungswillige Dienstleister ist ein umfangreiches Vorhaben und gleichzeitig ein Projekt, welches im Durchschnitt nur alle zehn Jahre durchgeführt wird. Dass damit viele Dienstleister fachlich und methodisch überfordert sind, versteht sich also von selbst. Nachfolgend Hinweise auf dienstleistungsspezifische Besonderheiten und die Skizzierung des Prozederes einer effizienten und sicheren Softwareevaluation.
Gastbeitrag von Simon Grenacher (Berater, Informatiker und als Mitinhaber der Proles Solutions ein Spezialist für Projektmanagement-Software in der Cloud)
Dienstleister führen ein Büro, wie viele andere Unternehmen auch. In einigen wichtigen Punkten arbeiten sie aber deutlich anders als Handelsbetriebe, Handwerker oder Unternehmen anderer Branchen. Daraus entsteht eine Reihe von Bedürfnissen, welche für Dienstleister durch eine gute Projektmanagement-Software unbedingt erfüllt werden sollten.
- Zeit- und Leistungserfassung: Dienstleister verrichten Arbeit, die in Zeit gemessen wird. Die Zeiterfassung ist daher das Herzstück im Wertschöpfungsprozess von Dienstleistern und macht gleichzeitig jeden Mitarbeitenden zu einem Anwender der Projektmanagement-Software.
- Aufwandrapportierung und Rechnungsstellung: Im Dienstleistungsunternehmen werden von allen internen und externen Mitarbeitern die Aufwände, Leistungen, Spesen und Fremdkosten auf die unterschiedlichen Projekte erfasst. Das muss schnell, einfach, sicher und ortsunabhängig geschehen. Am Ende des Monats müssen die Kundenrechnungen und die dazu gehörigen Leistungsrapporte quasi «auf Knopfdruck» automatisiert erstellt, gedruckt oder sogar gleich an die Kunden gemailt werden können.
- Projektplanung und Controlling: Für die Vor- und Nachkalkulation muss die Projektmanagement-Software Projekte und Mandate logisch strukturieren und planen und bereits während ihrer Umsetzung zuverlässig überwachen können. Sind wir auf Kurs? Oder liegen wir daneben und wenn ja, wieviel? Wo landen wir, wenn wir so weitermachen?
- Dokumenten- und Informationsmanagement: Die Arbeit vieler Dienstleister produziert im Ergebnis Dokumente und Informationen aller Art. Diese sollten entweder in der Projektmanagement-Software oder – oft besser – direkt in einer dazu passenden, spezialisierten Dokumenten-Management-Lösung (einem sogenannten "DMS") versorgt werden können.
- Beziehungsmanagement: Dienstleister arbeiten für und mit Menschen. Eine passende Projektmanagement-Software muss daher der Komplexität in der Kundenbeziehung Rechnung tragen, indem sie die businessrelevanten Verbindungen für alle am Projekt Beteiligten sicht- und nutzbar macht.
- Dezentrales und mobiles Arbeiten: Dienstleister sind Wissensarbeiter, welche nicht mehr nur in ihrem Büro, sondern beim Kunden, in Shared Offices, unterwegs, zu Hause oder sonst wo arbeiten. Eine gute Projektmanagement-Software für Dienstleister muss dies überall und jederzeit ermöglichen, sicher und zuverlässig.
Grosser Digitalisierungsbedarf bei Dienstleistern
Viele Dienstleister arbeiten nach wie vor mit einem Sammelsurium an Werkzeugen. Nicht selten bestehen einige davon auch noch aus Papier, was zu einem hohen Anteil an Handarbeit führt. Gleichzeitig sind die vielen Tools schlecht integriert und kaum dazu in der Lage, ihre Informationen ohne weiteres Zutun des Anwenders miteinander auszutauschen. So kann der zunehmende Wettbewerbs- und Digitalisierungsdruck bei Dienstleistern nicht bewältigt werden. Kommt hinzu, dass sich jüngere Mitarbeitende für solche Zustände kaum begeistern lassen und sich daher lieber Unternehmen suchen, welche auch IT-technisch auf der Höhe der Zeit sind.
Schon manches Software-Einführungsprojekt brachte nicht die Ergebnisse, die sich die Verantwortlichen vorstellten oder es erlitt sogar ganz Schiffbruch. Einer der häufigsten Gründe dafür liegt in einer schlechten Akzeptanz der Projektmanagement-Software durch die Mitarbeitenden. Was ist zu tun, damit das nicht passiert?
Es ist etwa die Akzeptanz zu priorisieren und Betroffene sollten zu Beteiligten gemacht werden, indem sie alle in den Auswahlprozess der Software in geeigneter Weise involviert werden. Die daraus resultierende Kaufentscheidung sollte für alle nachvollziehbar und transparent sein. Die anschliessende Einführung muss genau geplatn und mit realistischen Vorgaben umgesetzt werden.
Last but not least ist die Projektmanagement-Software betriebswirtschaftlich als echte Investition zu bewerten, die klar rentieren muss. Mit Hilfe einer Investitions-Nutzenrechnung, auf der Basis realistischer Annahmen aus dem eigenen Unternehmen, ermittelt mane den Amortisationszeitpunkt. Der sollte in der Regel nicht länger als 2-3 Jahre nach Einführung der Software erreichbar sein.
Prozess einer effizienten und sicheren Softwareevaluation
Die Software-Evaluation ist ein klassisches Projekt und muss auch als solches geführt werden. Gleichzeitig hat man als Dienstleister in der Regel wenig Übung darin, so dass die Methodik für den Erfolg des Projektes eine match-entscheidende Rolle spielt. Alternativ kann man einen erfahrenden Auswahlberater engagieren, oder man sucht sich einen Softwareanbieter, welcher einen auch methodisch bei der Auswahl unterstützt. Damit gewinnt man grössere Sicherheit.
Kein Einführungsprojekt sollte ohne klare, schriftlich formulierte Zielsetzungen gestartet werden. Denn erst die aufgeschriebenen Ziele bringen die notwendige Klarheit, Struktur und das gewünschte Endergebnis in den Einführungsprozess und bilden die Grundlage dafür, dass das Projekt ein Erfolg werden kann. Es ist weiter darauf zu achten, dass die Ziele konkret und verbindlich sind und, dass sie vor allem individuell dem eigenen Unternehmen entspringen.
Eine Software-Auswahl ohne Anforderungskatalog ist wie Stochern im Nebel. Entweder man hat Glück und findet sein Ziel, in unserem Fall eine passenden Projektmanagement-Software, oder man hat weniger Glück und verfehlt es, in unserem Fall eine mässig oder gar schlecht passende Software. Die Wahrscheinlichkeit für zweiteres ist dabei deutlich grösser, wie die Praxis immer wieder zeigt. Natürlich gibt es die "eierlegende Wollmilchsau" nicht. Aber der Anforderungskatalog ist dennoch das beste, wenn nicht gar das einzige Mittel, um die Bedürfnisse mit den auf dem Markt verfügbaren Softwarelösungen zuverlässig abzugleichen und dem eigenen Unternehmen am Schluss eine optimal passende Projektmanagement-Software für Dienstleister zu garantieren.
Aus allen Softwarelösungen im Markt wird eine Longlist erstellt. Diese wird sodann auf eine Shortlist gekürzt, welche nur noch Softwarelösungen enthalten darf, die grundsätzlich für den Einsatz im eigenen Dienstleistungsunternehmen tauglich sind. Erst jetzt werden die Lösungen der Shortlist in einem systematischen Verfahren in die Tiefe analysiert und beurteilt. Bei der Kaufentscheidung sollte man unbedingt nicht nur die Software, sondern auch den Anbieter auf Herz und Nieren prüfen. Er wird später bei der Einführung und dem sicheren Betrieb der Software einen wesentlichen Beitrag zum Erfolg beisteuern.
Und dann ist es soweit. Der Auswahlprozess ist beendet, der Gewinner wurde gekürt und damit steht der Einführung der neuen Projektmanagement-Software nichts mehr im Weg. Der "Projektmodus" sollte aber dennoch unbedingt aufrecht erhalten werden und die kritische Phase der Softwareeinführung durch genügend Zeit und Ressourcen abgesichert werden.
Weiterführende Literatur
Im Leitfaden des Autors, "Mit der passenden Projektmanagement-Software zum digitalen Dienstleistungsunternehmen", für Unternehmerinnen, Unternehmer und Projektverantwortliche in KMU aller Dienstleistungs-Berufe und Branchen werden im Detail alle Aspekte und Schritte der Auswahl und Einführung einer professionellen Projektmanagement-Software für Dienstleister beschrieben. Das Buch kann kostenfrei auf der Website www.proles.ch bestellt werden:
https://www.proles.ch/buchbestellung-projektmanagement-software-f%C3%BCr...
