Seit fast 40 Jahren geistert die Idee vom papierlosen Büro durch die Köpfe von Trendforschern und Meinungsführern. Im Alltag bisher ohne viel Erfolg. Mit den neuen Möglichkeiten der mobilen Endgeräte könnte sich das jetzt ändern. Davon profitieren insbesondere auch Unternehmen.
Gastbeitrag von Kaspar Tappolet, Country General Manager, Xerox Schweiz
Die Idee des papierlosen Büros ist nicht neu – seit fast 40 Jahren ist die Rede von einem Arbeitsplatz, der zwecks Effizienzsteigerung und Umweltschutz komplett auf gedruckte Unterlagen verzichtet. Dennoch nahm die Anzahl der ausgedruckten Seiten in der Vergangenheit weiter zu. In letzter Zeit findet im Zuge der Verbreitung neuer Technologien zwar eine langsame Trendwende statt. Vom papierlosen Büro sind wir aber nach wie vor weit entfernt. Dabei spricht einiges dafür, auf ausgedruckte Dokumente zu verzichten.
Papier nach wie vor beliebt
Um zu verstehen, weshalb am Arbeitsplatz noch immer oft und viel gedruckt wird, lohnt sich ein Blick auf die Gründe dafür. Denn wenn man weiss, weshalb gedruckt wird, dann werden auch jene Hemmfaktoren offensichtlich, die die Menschen davon abhalten, in gewissen Fällen vom Ausdruck auf die digitale Version eines Dokuments zu wechseln. Wenn man aber die Hemmfaktoren kennt, dann ist es vielleicht auch möglich, diese mit gezielten Massnahmen abzubauen und so eine Reduktion beim Druckvolumen zu bewirken.
Dazu muss man wissen, dass Papier gewisse Eigenschaften hat, die mit gegenwärtigen digitalen Technologien nur schwer replizierbar sind. Allerdings sind diese weniger zentral, als man zunächst annehmen könnte. Und mit modernen Technologien wie Mobile und Cloud Computing verfügen wir heute über die technischen Möglichkeiten, um unser Verhalten am Arbeitsplatz in Bezug auf das Drucken nachhaltig zu verändern. Das erfordert allerdings einiges an Überzeugungsarbeit – denn der Mensch ist bekanntlich ein Gewohnheitstier und steht Veränderungen tendenziell eher kritisch gegenüber.
Fünf Gründe, weshalb wir Drucken
Warum drucken wir digitale Dokumente überhaupt aus? Dafür gibt es eine Reihe von Gründen, die es sich lohnt, genauer unter die Lupe zu nehmen:
- Lesen: Viele Dokumente werden ausgedruckt, um das Lesen zu vereinfachen. Insbesondere der Lesekomfort aber auch die Tragbarkeit werden hier oft genannt. Mit der Verbreitung moderner Tablets ändert sich dies allerdings – diese bieten dank Retina-Display einen hohen Lesekomfort und sind auch nicht so schwer und unhandlich wie etwa ein Laptop.
- Notieren: Notizen auf Papier zu bringen ist wesentlich schneller und bequemer, als in einem Worddokument oder PDF Kommentare einzufügen. Digitale Notizen sind also nur dann eine echte Alternative, wenn sie so bequem sind wie Notizen auf Papier. Mit Touchscreens haben wir heute die technischen Voraussetzungen, um direkt über den Bildschirm auf digitale Dokumente zu schreiben. Sind diese Möglichkeiten erst soweit ausgereift, dass digitales Schreiben ähnlich einfach ist wie Schreiben auf Papier, dürfte sich dies durchsetzen.
- Teilen: Das Weiterleiten und Teilen von digitalen Dokumenten ist heute bereits weit verbreitet. Will man etwas allerdings besonders hervorheben – etwa im Rahmen einer Präsentation -, dann erfreut sich Papier auch heute noch immer grosser Beliebtheit. Das dürfte sich sobald nicht ändern.
- Ablegen: Die digitale Ablage von Dokumenten ist heute ebenfalls vielerorts zum Standard geworden. Dank Technologien wie Indexing und der Sammlung von Metadaten von Dokumenten erlaubt eine digitale Ablage einen wesentlich schnelleren Zugriff auf ein Dokument als ein Papierarchiv. Hier sind digitale Dokumente klar im Vorteil. Viele Unternehmen schleppen allerdings noch Altlasten in Form von Papierarchiven mit, die es zu erfassen gilt.
- Unterzeichnen: Das Unterzeichnen von Dokumenten findet nach wie vor fast ausschliesslich auf Papier statt – selbst in Branchen mit einer hohen Durchdringung an digitalen Dokumenten wie etwa die Finanzindustrie. Hier hat Papier gegenüber digitalen Dokumenten den grössten Vorteil und das dürfte auch eine Weile noch so bleiben: Erst wenn ein Unternehmen sämtliche Geschäftsprozesse digitalisiert und das E-Signing vereinfacht hat, findet auch bei den Mitarbeitenden ein Umdenken stattfinden.
Insgesamt kann festgehalten werden, dass sich uns durch den kometenhaften Aufstieg von Tablets neue Möglichkeiten erschliessen, die auch die Art und Weise, wie wir mit Dokumenten umgehen, massgeblich beeinflussen. Diese Veränderungen sind zwar noch in einem frühen Stadium, dürften allerdings eine rasante Entwicklung durchmachen. Bereits im kommenden Jahr werden gemäss einer Studie von IDC 37 Prozent aller Arbeitnehmer weltweit mit mobilen Geräten ausgerüstet sein.
Vom Papier zum digitalen Dokument
Parallel zur Zunahme mobiler Endgeräte sollten Unternehmen deshalb auch die Digitalisierung ihrer Dokumente forcieren – denn mit den neuen technologischen Möglichkeiten können die meisten wirklich relevanten Aspekte von Papier auch in digitalen Dokumenten repliziert werden. Wichtig ist, dass die Angestellten dabei nicht das Gefühl haben, der Wechsel zu digitalen Dokumenten sei mit einem Mehraufwand verbunden. Prozesse sollten entsprechend nutzerfreundlich sein und die Arbeit idealerweise sogar vereinfachen.
Unternehmen, die auf das papierlose Büro setzen, können dabei viel gewinnen: Änderungen bergen zwar stets Risiken, bei konsequenter Umsetzung lassen sich mit dem Wechsel auf digitale Dokumente jedoch Arbeitsprozesse optimieren und Kosteneinsparungen realisieren. Und vor allem können Unternehmen damit einen aktiven Beitrag zur Entlastung der Umwelt leisten. Mit anderen Worten: Digitale Dokumente sind Papier sowohl aus ökonomischen wie auch aus ökologischen Gesichtspunkten vorzuziehen.
