Die auf Dokumentenmanagement und Datenschutz fokussierte Dienstleisterin Iron Mountain mit Hauptsitz in Boston (USA) hat pünktlich zum „World Paper Free Day” am 25. Oktober in einer Studie festgestellt, dass das papierlose Büro für viele europäische Firmen nicht realisierbar ist.
Dokumente auf Papier nehmen in Unternehmen der Studie zufolge auch weiterhin eine wichtige Rolle ein und werden in naher Zukunft wahrscheinlich nicht aus den Büros verschwinden. Die Untersuchung zeigt auch, dass für viele Unternehmen die Verwaltung von grossen Papierarchiven auf ihrem Betriebsgelände problematisch ist: Durch überlastete und unorganisierte Archivsysteme sind diese Firmen verstärkt dem Risiko ausgesetzt, Daten zu verlieren oder zu beschädigen. Zudem sind sie nicht in der Lage, ihre Informationen voll nutzbar zu machen.
Im Rahmen der Studie wurden gemäss den Angaben Informationsmanagement-Entscheider im rechtlichen, produzierenden, pharmazeutischen und Finanz-Sektor in Deutschland, England, Frankreich, Holland, Spanien und Ungarn befragt. Es stellte sich heraus, dass mehr als die Hälfte (58 Prozent) der Unternehmen den Grossteil ihrer Papierunterlagen in einem zentralen Archiv auf dem Firmengelände lagert. Oft werden Unterlagen in Kellerräumen archiviert, wodurch sensible Kundendaten und geschäftskritische Dokumente Risiken wie Überschwemmung, Schimmel oder Schäden durch Nagetiere ausgesetzt sind.
Über die Hälfte (51 Prozent) aller von Iron Mountain befragten Unternehmen gab an, dass der Grossteil ihrer wichtigen Kundendaten in Papierform archiviert ist. 45 Prozent sagten, dass ihre Ressourcen hinsichtlich Speicherung und Zugang zu Speicherdaten stark ausgelastet sind: Wichtige Informationen können sie deshalb nicht schnell genug abrufen. 37 Prozent gingen sogar so weit, ihre Dokumentenarchivierung als chaotisch zu bezeichnen, mit kaum erkennbaren Strukturen; und abgelegten Dokumenten, die nie wieder auftauchen. Besonders alarmierend ist, dass zwei Prozent der Firmen über keinerlei Strukturen für die Archivierung von Kundendaten verfügen.
Nur 24 Prozent glauben, dass sie angemessenen Zugang zu ihren Kundendaten haben und so effektives Kundenmanagement betreiben können. 49 Prozent befürchten, wertvolle historische Dokumente zu verlieren; ein Viertel sieht sich nicht in der Lage, ein System für Dokumentenmanagement einzuführen, das Unterlagen in Papier- und in digitaler Form gleichermassen gerecht wird.
