Die Wirksamkeit von Rechnungen, Verträgen und anderen Dokumenten ist inzwischen in vielen Fällen nicht mehr an die Schriftform gebunden. Damit können sie auch elektronisch versandt werden, etwa per E-Mail. Entsprechende Angebote finden bei den Verbrauchern bislang aber kaum Resonanz.
So interessiert sich selbst unter den jüngeren Menschen nur jeder Vierte für elektronische Dokumente. Lediglich 24 Prozent der 18- bis 29-Jährigen bekommen ihre Post lieber in digitaler Form anstatt als Papierbrief. Ältere Generationen sind deutlich zurückhaltender. Bei den 50- bis 64-Jährigen bevorzugt nur jeder Zehnte digitale Dokumente. Das ist das Ergebnis einer repräsentativen Umfrage im Auftrag des deutschen Hightech-Verbands Bitkom. In der Schweiz dürfte das Konsumentenverhalten auch nicht viel anders gelagert sein.
Insgesamt ziehen 15 Prozent den digitalen Versand von Rechnungen und Verträgen klassischen Briefen vor. 81 Prozent der deutschen Bundesbürger erhalten demnach ihre Dokumente lieber in Papierform. „Digitalen Dokumenten vertrauen vor allem ältere Menschen deutlich weniger als dem klassischen Papierbrief“, sagt Bitkom-Hauptvorstand Andreas Nowottka. „Unternehmen setzen dagegen jetzt schon immer stärker auf das papierarme Büro, indem sie Dokumente weitgehend digital verarbeiten. Das gilt auch für geschäftskritische und offizielle Unterlagen.“
72 Prozent der Befürworter von Papierdokumenten sehen keine Vorteile in digitalen Rechnungen oder Verträgen. Jeder Vierte von ihnen (26 Prozent) kennt keine geeigneten Ablagesysteme für digitale Dokumente. Auch Sicherheitsbedenken spielen eine wichtige Rolle. Jeder Dritte (33 Prozent), der Papierbriefe dem digitalen Versand vorzieht, befürchtet, dass bei der Übertragung Unbefugte auf seine Rechnungen und Verträge zugreifen können. 14 Prozent von ihnen haben Bedenken, dass die digitalen Dokumente beim Versand verloren gehen könnten. Nowottka, der auch Vorsitzender des Kompetenzbereichs Enterprise Content Management im Bitkom ist: „Die Vorteile digitaler Dokumente sind vielen Privatverbrauchern noch nicht bewusst: Sie lassen sich platzsparend archivieren, können schnell im Volltext durchsucht werden, schonen die Umwelt und sparen im besten Fall auch noch Versandkosten.“
Viele Unternehmen vertrauen dagegen zunehmend digitalen Dokumenten. Hierfür setzen sie Technologien des Enterprise Content Managements ein. Je nach Unternehmensgrösse lassen sich dadurch mehrere tausend Euro Druck- und Versandkosten pro Jahr sparen. Zudem erleichtern moderne Dokumentenmanagement-Systeme die Zusammenarbeit von Kollegen und erlauben den Zugriff auf die digitalen Unterlagen auch von unterwegs, etwa per Smartphone, Tablet Computer oder Laptop. Die sichere elektronische Übermittlung ist für Unternehmen ebenfalls ein sehr wichtiges Thema. Hierzu werden verschiedene Technologien eingesetzt, unter anderem Verschlüsselungssoftware oder Signaturen. Dadurch können die sichere Übermittlung und die Integrität des Dokuments gewährleistet werden.
Für die Angaben zur Nutzung von digitalen und Papierdokumenten hat das Marktforschungsinstitut Aris 1.007 Personen über 18 Jahren befragt.
