Projektmanager brauchen massgeschneiderte Anzüge. Das gilt auch für ihre Softwaregarderobe. Effektives Projektmanagement muss sich an den Anforderungen der zu steuernden Prozesse – sowohl in Punkto Schnelligkeit, Einfachheit und Tracking – orientieren. Wichtig ist auch die Einbindung in die Unternehmenskommunikation. Diese Überlegungen leiteten auch die Belimed Sauter beim Einsatz der Projektmanagementsoftware RS TaskGroup von Raikosoft.
Die Belimed Sauter AG in Sulgen ist heute ein Technologie-Unternehmen mit 200 Mitarbeitern. Hauptsächlich werden Sterilisations- und Desinfektionssysteme für Krankenhäuser, die Pharma-Industrie, Forschungslaboratorien und die Biotechnologie entwickelt, produziert und weltweit verkauft. Bis heute sind in aller Welt über 2.000 Anlagen in Betrieb genommen worden. Seit dem Jahre 1999 ist die Belimed Sauter Teil der Belimed Gruppe, einer Gruppe von Tochterfirmen der Metall Zug AG, welche weltweit Apparate und Dienstleistungen im Infection Control Markt vertreibt. Die Belimed Sauter bildet im Rahmen der Belimed Gruppe das Kompetenzzentrum "Sterilisation" und ist zudem im Markt Schweiz für das gesamte Produktesortiment der Belimed Gruppe aller Kundensegmente zuständig.
Die Aufgabe
Sterilisationssysteme sind beratungsintensiv. Beim Verkauf, der Installation der Anlagen und im Betrieb müssen Kundenanfragen schnell und zuverlässig beantwortet werden. Dabei sind mehrere Beteiligte aus verschiedenen Abteilungen im Unternehmen involviert. Dies erforderte schlanke Lösungen zur einfachen Anlegung, Verwaltung und Überwachung von Aufgaben. Excel- und Access-Lösungen, die vor Einführung der Projektmanagementsoftware RS TaskGroup behelfsmässig bei der Belimed Sauter eingesetzt wurden, reichten nicht aus, da die Möglichkeit via Outlook eine E-Mail Benachrichtigung an alle involvierten Stellen zu senden, nicht gegeben war. Nach einer ersten Sichtung der am Markt vorhandenen zentralen Trackinglösungen fiel die Wahl auf RS TaskGroup in der Version 1.9 von Raikosoft.
Die Lösung
RS TaskGroup wurde zur Optimierung der Kundendienste eingeführt. Zentrale Anforderung ist dabei das Tracking der Vorgänge mit Hilfe eines Ticketingverfahrens. Das einfache System ermöglicht es, die vielen Einzelaufgaben schnell anzulegen, zu verteilen und den jeweiligen Status anzuzeigen. Dabei können den Beteiligten auch verschiedene Rollen und Rechte zugewiesen werden. RS TaskGroup ermöglicht es, die Beteiligten dank einer Benachrichtigungsfunktion sowohl bei Zuweisung als auch bei erfolgreicher Erledigung einer Aufgabe per Outlook-E-Mail zu informieren – auch dann, wenn RS TaskGroup als eigene Anwendung nicht geöffnet ist.
Mittlerweile verwenden 75 der 200 Mitarbeiter bei der Belimed Sauter RS TaskGroup. Nachdem sich die Lösung im Kundendienst bewährt hat, wurde der Dienst erweitert. Auch im Änderungsmanagement erfolgt die Bearbeitung sowohl von internen wie externen Änderungswünschen mit RS TaskGroup. So lässt sich auch der Prozess zur Beurteilung kundenspezifischer Änderungen der Standardmaschine exakt definieren. Dabei sind alle Mitarbeiter vom Einkauf über die Technik, Produktion und das Qualitätsmanagement einbezogen. Nur die Weitergabe an die Produktionsarbeiter unmittelbar in der Montage erfolgt analog über den Inselleiter. Zusätzlich verwenden einige Abteilungen RS TaskGroup zur Verwaltung abteilungsinterner Aufgaben.
Vorteile- Einsatz
Im Alltag zeigen sich zahlreiche Vorteile der Lösung. Vor allem die Schnelligkeit der Aufgabenanlegung spricht für sich. Ein Task für die Geschäftsprozesse ist sehr schnell angelegt. Ein großer Vorteil ist dabei auch die schnelle Verteilung von Unteraufgaben an die beteiligten Personen. Es überzeugt aber auch das schnelle Eingehen auf Kundenwünsche seitens der Raikosoft GmbH. Auf Detailfragen oder Wünsche zur kundenspezifischen Definition neuer Funktionen wird schnell eingegangen und ein sehr guter Support geleistet.
Die Belimed Sauter verwendet aktuell die neueste Version RS TaskGroup 3.0. Dies, obwohl im Unternehmen zurzeit eine umfangreiche ERP-Lösung von SAP eingeführt wird. Für eine schnelle Anlage vieler Anfragen in Kundendienst und Änderungsmanagement bleibt RS TaskGroup durch seine Flexibilität eine nicht zu ersetzende Lösung. Für schlanke Geschäftsabläufe, die schnell angelegt und einfach überwacht werden sollen, bietet RS TaskGroup eine effektive, darauf zugeschnittene und richtig dimensionierte Lösung. Bei einer solchen Massanfertigung passt das Projektmanagement wie angegossen – sowohl bzgl. Kosten als auch in Sachen Aufwand.
