In der bernischen Kantonsverwaltung soll das Papierzeitalter bald zu Ende gehen. Bis spätestens im Jahr 2022 will der Kanton die Akten der Zentralverwaltung hauptsächlich elektronisch führen und archivieren, vie er kundtut. Für die Beschaffung und Bereitstellung der dazu nötigen technischen Infrastruktur beantragte der Regierungsrat dem Grossen Rat einen Rahmenkredit von rund 15,5 Millionen Franken.
Derzeit werden die Akten in der bernischen Zentralverwaltung noch mehrheitlich in Papierform geführt und archiviert. Jährlich fallen so dauernd aufzubewahrende Akten im Umfang von 500 Laufmetern an. Würde der Kanton beim Papier bleiben, müsste das Staatsarchiv in den nächsten 10 bis 15 Jahren für rund 50 Millionen Franken ein Aussendepot bauen, heisst es in der Aussendung. Die heutige Aktenführung habe auch andere Nachteile. So würden die Akten der einzelnen Direktionen nach unterschiedlichen Kriterien angelegt und aufbewahrt. Bei allen bereits heute digital geführten Verwaltungssystemen sei zudem die Gefahr von unwiderbringlichem Datenverlust gross. Möglichkeiten für eine elektronische Archivierung bei Datenbanken, die nicht auf Papier archiviert werden können, fehlen den Angaben zufolge bisher komplett.
Mit der flächendeckenden Einführung eines Systems zur digitalen Geschäftsverwaltung und Archivierung will der Regierungsrat die Verwaltung nun effizienter machen und die Nachvollziehbarkeit des staatlichen Handelns auch im digitalen Zeitalter sicherstellen. Um dieses Ziel zu erreichen, will die Kantonsregierung die Kriterien für die Führung und Aufbewahrung der Akten in der gesamten Zentralverwaltung vereinheitlichen. Die für die Aktenführung und Archivierung nötige technische Infrastruktur will sie zentral beschaffen und der Verwaltung zur Verfügung stellen, wie der Mitteilung zu entnehmen ist. Der durch die Finanzdirektion und die Staatskanzlei gemeinsam geführte Umstieg ins digitale Zeitalter soll 2015 beginnen. Bis Ende 2016 dauert die Evaluation, Beschaffung und der Aufbau des Systems. Danach folgt die Einführung des Geschäftsverwaltungssystems in den einzelnen Direktionen. Die Umstellung soll bis spätestens 2022 abgeschlossen sein.
Über den beantragten Rahmenkredit in Höhe von 15,5 Millionen Franken für die benötigte Infrastruktur wird der Grosse Rat in der September-Session 2014 beraten.
