Grafik: zVg

Mobile, flexible Arbeitsmodelle haben sich in den letzten Jahren – nicht zuletzt durch die Pandemie – an grosser Beliebtheit erfreut. Arbeitgeber stehen seitdem vor der Herausforderung, die Kommunikationsinfrastruktur an die neuen Anforderungen anzupassen.

Gastbeitrag von Daniel Kersjes, Solution Sales Specialist bei Softwareone Deutschland

Mittlerweile sind hybride Arbeitsplatzmodelle in vielen Unternehmen und öffentlichen Einrichtungen nicht mehr wegzudenken. Allerdings wurde gerade durch Corona deutlich, dass sich solche Ansätze und die entsprechenden modernen Arbeitsplätze nicht "mal eben schnell" implementieren lassen. Daher sind flexible Lösungen gefragt, mit denen Mitarbeiter von überall aus arbeiten können. Das Konzept Unified Communications & Collaboration (UCC) stellt hierfür einen hilfreichen Ansatz dar. So haben bereits zahlreiche Unternehmen und öffentliche Einrichtungen erkannt, welche Vorteile mit UCC verbunden sind. Denn der weltweite Umsatz mit diesen Lösungen stieg 2020 laut IDC um rund 25 Prozent auf 47 Milliarden Dollar. Die Marktforscher gehen davon aus, dass sich auch 2021 und in den folgenden Jahren die Nachfrage auf einem hohen Niveau bewegt, und zwar seitens Unternehmen jeder Grösse, von kleinen Firmen bis hin zu multinationalen Konzernen.

Typische Fehler vermeiden

Doch eine professionelle Umsetzung will gelernt sein. Planen Unternehmen und Behörden, ein UCC-Konzept ohne fundierte Unterstützung durch externe Experten, ist das Risiko von Fehlern hoch. Zu den klassischen Herausforderungen zählen:
- Die Planung ist unzureichend: Oft übersehen Anwender wichtige Punkte, etwa wie sich IT-Sicherheits- und Compliance-Anforderungen umsetzen lassen. Auch die Dimensionierung der Lösung kann sich als problematisch erweisen. Das kann unnötig hohe Kosten zur Folge haben.
- Mitarbeiter werden unzureichend eingebunden: Die Technik muss sich an den Anforderungen der Nutzer orientieren, nicht umgekehrt. Zudem versäumen es Unternehmen häufig, bei Einführung einer UCC-Lösung die Arbeitsabläufe und Gewohnheiten der Beschäftigten zu berücksichtigen. Das kann dazu führen, dass die Lösung nicht den erhofften Nutzen bringt.
- Das technische "Ökosystem" wird übersehen: Eine Lösung wie Microsofts Teams ist kein Standalone-Tool, sondern eine Plattform mit Schnittstellen zu vielen anderen Anwendungen. Das muss bei der Planung und Implementierung berücksichtigt werden.
- Die Einbindung externer Teilnehmer ist unzureichend: Lösungen wie Microsoft Teams ermöglichen es beispielsweise, mit allen Teilnehmern einer Videokonferenz Dokumente zu teilen, auch Externen. Es muss sichergestellt sein, dass diese keine Informationen zu Gesicht bekommen, die nur für den internen Gebraucht gedacht sind. Daher sollten entsprechende Regeln (Policies) definiert werden.
- Erhöhter IT-Managementaufwand durch unstrukturierte Nutzung: Dies kann beispielsweise dann passieren, wenn User eigenständig, ohne Einbindung der IT-Abteilung, Microsoft Teams-Kanäle einrichten. Die Folgen sind erhöhte Risiken und Kosten.

Um solchen typischen Fehlern vorzubeugen, kann man externe Dienstleister zu Hilfe zu holen, um eine UCC-Umgebung zu implementieren. Dabei punkten besonders Spezialisten, die ein modulares Komplettpaket anbieten können. So stellen die Experten von der Analyse über die Planung bis hin zur Umsetzung und Inbetriebnahme einen Gesamt-Service zur Verfügung. Der Kunde wird dabei nicht nur erheblich entlastet, sondern kann sich auf bewährte Best-Practice-Lösungen des Dienstleisters verlassen – und das nicht nur bei der Implementierung, sondern auch während des Betriebes. Ein modularer Ansatz liefert ausschliesslich genau die Komponenten, die das Anwenderunternehmen auch benötigt. Der Vorteil liegt in individuellen Lösungen, die exakt auf die Anforderungen des Unternehmens angepasst sind. Nur die Services, die es auch tatsächlich gefordert und benutzt hat, müssen bezahlt werden.



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