Krisen kommen unerwartet und stellen enorme Herausforderungen an Unternehmen. Vor allem dann, wenn die Kommunikation behindert wird und nicht alle Mitarbeiter Zugriff auf Mitteilungen der Zentrale haben. Denn nicht immer sind alle Arbeitskräfte an die technologische Infrastruktur angebunden – das betrifft etwa Filialmitarbeiter, Produktions-Mitarbeiter, Lageristen oder Zeitarbeiter. Eine Mitarbeiter-App könnte hier das Problem schnell und nachhaltig lösen.
Gastbeitrag von Arne Rudolph, Geschäftsführer Krankikom, www.krankikom.de
Als gängiges internes Kommunikationsmittel nutzen Unternehmen oft ein Intranet oder Messenger-Dienste wie Slack. In bestimmten Berufsgruppen und Branchen sind auch Verlautbarungen und Ankündigungen auf Papier via Schwarzem Brett oder Mitarbeiterzeitungen noch gang und gäbe. Denn manche Unternehmens-Bereiche sind von digitalen Tools abgeschnitten: Logistiker zum Beispiel haben im Lager nicht zwangsläufig eine hohe Anzahl von Desktop-Arbeitsplätzen.
Kommt eine Krise wie aktuell im Falle der Corona-Pandemie, geht zuerst der direkte Kontakt zu den Mitarbeitern verloren. Stehen Produktionsstätten still und müssen Filialen schliessen, fallen alle Offline-Medien und die direkte Ansprache weg, um die Mitarbeiter zu erreichen. Gerade bei weit verzweigten Filialnetzen oder einem Arbeitskräftestamm auf Zeitbasis wird die Kommunikation dann problematisch. Ein per Email versendetes Schreiben, das erst vom Produktionsleiter ausgedruckt und in der Fabrikhalle aufgehängt werden muss, erlaubt keine zeitnahe Benachrichtigung. Ein Filialleiter sollte bei Filialschliessungen auch nicht alle Mitarbeiter einzeln abtelefonieren müssen. Ein weiteres Problem stellt die parallele, firmeninterne Kommunikation über private Messenger-Dienste wie Whatsapp dar. Denn solche dienen zwar gerne als privates Kommunikationstool, sind aber für die firmeninterne Kommunikation bedenklich hinsichtlich der Sicherheit. Ausserdem besteht hier das Problem, dass Informationen, durch das Nebeneinander privater Chats und Chatgruppen, leicht untergehen.
Und auch digitale Tools garantieren nicht immer Zugriff und damit eine breitflächige Kommunikation. Tools wie Slack sind zudem für eine andere Zielgruppe gemacht – nicht für Baustelle, Produktion oder Lager, wo zum Beispiel Videokonferenzen keine Rolle spielen. Wichtig ist es hier, klare, knappe Informationen zu übermitteln, um effektiv und produktiv arbeiten zu können.
Voraussetzung für die Erreichbarkeit ist oft eine entsprechende technologische Ausstattung mit einem Mitarbeiter-PC oder Laptop auch zuhause, der über eine VPN-Verbindung verfügt. Ist die nicht vorhanden, kann sich der Mitarbeiter nicht mit dem Unternehmensnetzwerk verbinden. Sind die Kommunikationswege durch eine Firewall geschützt, kann nur im Unternehmen selbst kommuniziert werden. An dieser Stelle bietet sich daher der Einsatz bspw. einer Mitarbeiter-App an, die die Mitarbeiter auch über andere Anwendungen wie Slack oder Teams hinaus erreichen kann. Zumal ein Mitarbeiter wie z. B. in der Produktion lediglich eine Möglichkeit benötigt, sich informieren zu können – sämtliche Mitarbeiter des Unternehmens zu erreichen, zu verbinden und stets up-to-date halten zu können, ist somit das Gebot der Stunde. Dafür muss die benötigte Hard- und Software möglichst einfach sein – ein Smartphone sollte bereits genügen können. Nicht ein weiteres Meeting-Tool, sondern eine Quelle, Informationen weiterzugeben und sich zu informieren, wird gebraucht und in Form einer Mitarbeiter-App umgesetzt. So wird ein Austausch möglich, der – gerade in Corona-Zeiten - vor allem eins ist: kontaktlos.
Zahlreiche Kommunikationstools sind nicht auf die geregelteren Bedürfnisse von Firmenkommunikation zugeschnitten und für eine andere Zielgruppe abseits des Einsatzes bspw. im Filialgeschäft gedacht. Sie ermöglichen zum Beispiel oft, dass jeder mit jeden zu allen Themen auf verschiedenen offenen Kanälen sprechen kann. Die Mitarbeiter können sogar eigene Kanäle einrichten. Durch diese Vielfalt geht nicht nur die Übersicht verloren – wichtige Informationen gehen leicht unter und eine zielgerichtete Kommunikation im Krisenfall wird erschwert. Um sie zu erreichen, müsste das Tool stark kontrolliert werden, was dem eigentlichen Aufbau der Applikation aber widerspricht. Derartige Dienste sind also nicht optimal für eine Krisenkommunikation, da für den Krisenfall wichtige Informationen auch hier im Überfluss anderer Informationen womöglich versinken.
Zudem spielen Lizenzkosten und administrativer Aufwand bei Kommunikationstools keine zu unterschätzende Rolle. Und gerade im fertigenden Gewerbe oder dem B2C-Vertrieb besitzen nicht alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter einen eigenen Account. Und je moderner das Tool, desto grösser können zudem Berührungsängste und Hemmschwellen ausfallen – gerade bei älteren Zielgruppen, die nicht technikaffin sind.
Unternehmen stehen also vor dem Problem, dass die Zentrale über die verfügbaren Kanäle nicht alle erreichen kann und die gängigen Tools aufgrund ihrer Reichweite für die Krisenkommunikation nur bedingt geeignet sind. Doch gerade in Krisenzeiten müssen Produktion, Abverkauf und Vertrieb erreichbar sein, um den Betrieb aufrecht zu halten.
Tools für Krisenkommunikation: Diese Features braucht sie
In Krisensituationen ist es wichtig, kurzzyklisch präzise und gesammelte Informationen multimedial, als Text, Grafik oder Videobotschaft gleichzeitig an alle Betroffenen verschicken zu können. Gerade hierfür ist eine Mitarbeiter-App ein optimales Tool. Über Pushbenachrichtigungen kann direkt auf Informationen aufmerksam gemacht und wertvolle Zeit gewonnen werden.
Da über eine Mitarbeiter-App ausführliche, von der Firmenzentrale gesteuerte Nachrichten übermittelt werden, kann Flüsterpost und Gerüchten begegnet und ihr Entstehen verhindert werden. Ausserdem können Apps aktuelle Entwicklungen wie Kurzarbeit zuverlässig kommunizieren – ebenso wie Follow-ups. Der Rahmen der Kommunikation kann klar vorgegeben werden und eine Eingrenzung der Kanäle, Funktionen und Features ist möglich, sodass tatsächlich nur die essentiellen Informationen fliessen.
Durch die Möglichkeit von Rückfragen und Kommentaren wird ausserdem eine bidirektionale Kommunikation möglich. Mitarbeiter bleiben so mit ihren Sorgen und Ängsten nicht allein, sondern befinden sich im "Loop". Die Mitarbeiterbindung kann durch kurze Wege in der direkten Kommunikation gestärkt werden. Mit digitaler Hilfestellung können sie zudem enger zusammenrücken: Der Austausch innerhalb von Filialgruppen oder Produktionsstätten wird möglich in einer Art Virtual Socialising – so kann der Austausch über Messenger-Dienste wie WhatsApp abgelöst werden.
Insgesamt gewinnen Kommunikation und Zusammenarbeit an Effizienz. Allerdings ist es wichtig, dass für die Lösung ein Look and Feel gewählt wird, das an Social Media und klassische Messenger Apps wie Whatsapp angelehnt ist. Durch die vergleichbare Usability fällt den Nutzern der Zugang zum Tool leichter. Das Kostenmodell einer Mitarbeiter App bietet zudem einen Vorteil im Vergleich zu anderen Diensten.
Stabile Infrastruktur in Krisenzeiten
Wichtig für ein Kommunikationstool in Krisenzeiten ist darüber hinaus eine verlässliche Infrastruktur und ein stabiles Ecosystem: Mitarbeiter-Apps können einfach über den Appstore von Apple oder Google Play auf ein Smartphone oder Endgerät heruntergeladen werden.
Download und Einrichtung des Tools erfordert auf diese Weise einen geringen administrativen Aufwand. Zum Login ist dann lediglich ein Account nötig. Dieser Verteilmechanismus über die App-Stores ist krisenfest und entlastet die firmeneigene IT.
Iterative Einführung
Um eine Mitarbeiter-App zu implementieren, sollte ein iterativer Einführungsprozess eines solchen Tools gewählt werden: Gestartet wird idealerweise mit einem relativ klein umrissenen Set an Key-Funktionalitäten. Aus den Erfahrungen von Workflows und Userfeedback können dann Funktionsbereiche der App erweitert und ausgebaut werden. Ein kleiner Umfang an Features bietet sich für den Start auch deswegen an, um die User nicht zu überfordern. Wer nicht klein anfängt, riskiert, dass die App von den Mitarbeitenden womöglich nicht oder mit Verzögerung angenommen wird. Im späteren individuellen Ausbau können nach Anforderungen des Unternehmen bestehende Systeme integriert werden.
Bewährt sich ein Kommunikationstool in Krisenzeiten, hat dies nicht nur den Effekt, dass die Nutzer es kennen und daran gewöhnt sind. Die User werden ihm gegenüber ein positives Grundgefühl mitbringen, weil es in Stresssituationen bereits wertvolle Hilfestellung geboten hat. Eine Krise kann also sogar helfen, die Akzeptanz eines Tools zu verbessern.
Fazit
In Krisensituationen kommt es vor allem auf eines an: Die Kommunikation. Doch steht die Produktion still und Mitarbeiter müssen ins Homeoffice, gestaltet sich das nicht immer problemlos. Als Lösung bietet sich eine Mitarbeiter-App an: Sie kann unkompliziert implementiert werden, verursacht relativ geringen administrativen Aufwand und ist userfreundlich. Durch die breitflächige, freiwillige Nutzung auf privaten Smartphones und die Erreichbarkeit aller Mitarbeiter lässt sich direkt und zeitnah kommunizieren – auch in Krisenzeiten.
