Die rasanten technologischen Entwicklungen und Digitalisierungsprozesse bedeuten für Unternehmen und deren Kunden eine grosse Herausforderung. Betriebliche Abläufe müssen dem verstärkten Datenschutz und den strikten Datenaufbewahrungs-Richtlinien entsprechend Folge leisten. Dabei gibt es einen Unterschied zwischen der Aufbewahrung der Dokumente in Papierform und in der digitalen Version.
Generell steigt das Bestreben nach einem papierlosen Büro, da die Digitalisierung von Dokumenten in nicht veränderbarer Form um einiges einfacher zu handhaben ist. Darüber hinaus können dank der schnellen und sicheren Auffindbarkeit und der Lagerreduktionen in Bezug auf die sichere Aufbewahrung beträchtlich Kosten eingespart werden.
Aufbewahrungspflichten in der Schweiz
In Fällen, an denen die Aktualität vergangener Geschäftsvorgänge (wo die Verjährungsfrist noch nicht abgelaufen ist) erneut beurteilt werden muss, ist aus Gründen zureichender Beweislast eine längere Aufbewahrung von den entsprechenden Geschäftsunterlagen gesetzlich vorgeschrieben. Unter Aufbewahrungsfrist wird der Zeitraum verstanden, innerhalb welcher der vorgeschriebenen Zeit diese aufbewahrungspflichtigen Schriftstücke oder Daten geordnet und archiviert werden müssen.
Die Aufbewahrungsfristen richten sich nach dem Handels- und Steuerrecht. Daneben sind auch Branchen- und anwendungsspezifische Aufbewahrungspflichten für die Dokumente der öffentlichen Verwaltung, Lebensmittel- und Pharmaproduktion, Umweltschutz, Bauwesen, Telekommunikation und andere Branchen unterschiedlich geregelt und zu beachten. Dabei sind neben Unternehmen auch Privathaushalte betroffen. Fehlen wichtige Papiere für eine vollständige Beweislast in Streitfällen, kann es bei der Verletzung der Aufbewahrungspflicht zu gesetzlichen Konsequenzen kommen. Die generelle Aufbewahrungspflicht beträgt in der Regel zehn Jahre nach Ablauf des jeweiligen Geschäftsjahres.
Geschäftsdokumente im Zusammenhang mit Grundstücken verjähren hingegen erst nach zwanzig Jahren. Ist eine Steuerforderung nach Ablauf der Aufbewahrungspflicht noch nicht verjährt, endet die Aufbewahrungspflicht erst mit deren Verjährung.
Geregelte Aufbewahrungsform der betrieblichen Dokumente
Generell ist gemäss Art. 957 OR festzuhalten: Wer gehalten ist, seine Firma in das Handelsregister eintragen zu lassen, muss diejenigen Bücher ordnungsgemäss aufbewahren, welche nach Umfang und Art des Geschäftes notwendig sind. Im Speziellen müssen die mit dem Geschäft zusammenhängenden Forderungs- und Schuldenverhältnisse, die Ergebnisse der einzelnen Geschäftsjahre und die Vermögenslage feststellbar sein.
Dabei gilt ausdrücklich, dass Betriebsrechnungen und Bilanzen schriftlich und unterzeichnet aufzubewahren sind. Bücher, Geschäftskorrespondenz und Buchungsbelege können in elektronischer, also digitaler, schriftlicher oder vergleichbarer Weise geführt und aufbewahrt werden. Wichtig ist allein, dass die Dokumente die Übereinstimmung mit den zugrundeliegenden Geschäftsvorfällen gewährleisten.
Aus der schweizerischen Gesetzgebung geht somit klar hervor, dass es primär bei der Aufbewahrung in schriftlicher oder elektronischen Form darum geht, dass Bücher und Buchungsbelege die Authentizität der Dokumente wahren. Somit sind für die Aufbewahrung von Daten neben unveränderbaren Datenträgern wie Papier, nur einmal beschreibbare DVDs, USB-Sticks und Festplatten zulässig. Diese müssen sicher vor jeglichem Zugriff und möglicher Zerstörung idealerweise in einem dafür geeigneten Tresor nachhaltig und langfristig aufbewahrt werden. Einen Überblick über verschiedenen Tresormodelle gibt es beispielsweise bei Gaerner.
Die korrekte Daten- und Aktenvernichtung
Die Datenschutzgrundverordnung gilt in der gesamten Europäischen Union und betrifft die Schweiz bezüglich extraterritorialer Anwendung ebenfalls. In welchen Fällen dies der Fall ist, kann hier nachgelesen werden. Im DSG, dem schweizerischen Bundesgesetz über den Datenschutz, werden unterschiedliche Sicherheitsstufen der Aktenvernichtung unterschieden. Je nach Schutzklasse der sensitiven Daten werden Streifen oder Partikel bei deren Vernichtung im Hinblick auf die Kenntlichkeit gefordert. Deswegen reicht ein einfaches Aktenvernichtungsgerät bei der höchsten dritten Sicherheitsstufe, welche sehr persönliche Kunden-Informationen enthalten, oft nicht aus.
Fazit
Die Digitalisierung fordert Unternehmen und Kunden speziell hinsichtlich des Unternehmensprozesses heraus. Die Aufbewahrungsform in Papier oder digitaler Version sämtlicher Geschäftsdokumente sind gemäss schweizerischer Gesetzgebung vorzunehmen. Wobei ausdrücklich festgehalten wird, dass Betriebsrechnungen und Bilanz schriftlich und unterzeichnet aufzubewahren sind. Bücher, Geschäftskorrespondenz und Buchungsbelege können in digitaler, schriftlicher oder in vergleichbarer Weise aufbewahrt werden.
