Umstieg auf Office 2019 oder gebrauchte Alternative

Office 2019: lohnt sich der Umstieg oder nicht (Bild: MS)
Office 2019: lohnt sich der Umstieg oder nicht (Bild: MS)

Seit Kurzem ist Office 2019 erhältlich. Microsoft bietet das neue Paket als On-Premises-Alternative zum Cloud-Dienst Office 365 an. Umsteigen oder nicht – diese Frage stellen sich viele Unternehmen. Oft kann auch die Anschaffung von gebrauchten Office-2016-Lizenzen eine günstige Alternative sein.

Gastbeitrag von Andreas E. Thyen, Präsident des Verwaltungsrats der Lizenzdirekt

Mit Office 2019 hat Microsoft eine neue Office-Version auf den Markt gebracht, die für die On-Premises-Nutzung zur Verfügung steht. Statt im Abo-Modell wie bei Office 365 ist sie zum Kauf erhältlich und löst das vor drei Jahren erschienene Office 2016 ab. Damit richtet sich das Software-Paket an alle Anwenderunternehmen, die nicht in die Cloud wechseln wollen. Viele Firmen, die auf ein neueres Office-Paket umsteigen möchten, überlegen nun, ob sich die Anschaffung von Office 2019 lohnt. Um dies zu entscheiden, sollte man sich zunächst über den eigenen Bedarf im Klaren werden und die Vor- und Nachteile der neuen Office-Suite abwägen.

Die wichtigsten Neuerungen von Office 2019

Office 2019 umfasst Updates für Word, Excel, Powerpoint, Outlook, Project, Visio, Access und Publisher. Damit erhalten jetzt auch On-Premises-Anwender neue Funktionen, die in Office 365 bereits im Laufe der letzten drei Jahre eingespielt wurden. Word bietet eine neue Vorlesefunktion sowie einen Vollbildmodus. Er soll Anwendern helfen, Ablenkungen zu vermeiden und sich besser aufs Schreiben zu konzentrieren. Powerpoint wartet mit den Funktionen Zoom und Morph auf. Sie ermöglichen es, filmische Präsentationen zu erstellen. Excel beinhaltet neue Datenanalyse-Funktionen für Pivot-Tabellen sowie neue Formeln und Diagrammtypen. Dazu zählen zum Beispiel Trichterdiagramme und 2D-Karten. Trichterdiagramme zeigen Werte über mehrere Einheiten oder Phasen eines Prozesses hinweg. Mit ihrer Hilfe lassen sich zum Beispiel Sales-Pipelines übersichtlich darstellen. 2D-Karten dienen dazu, geografische Daten zu visualisieren. Ebenso wie Word bietet auch Outlook 2019 eine Vorlesefunktion. Darüber hinaus sortiert die Focused Inbox Nachrichten im Posteingang nach ihrer Wichtigkeit.

Die Einführung von Office 2019 ist jedoch eine kostspielige Angelegenheit. Denn die neue Version ist deutlich teurer als Office 2016. Microsoft lässt sich die neuen Features also gut bezahlen. Ebenfalls zu bedenken ist, dass Office 2019 den Einsatz von Windows 10 als Betriebssystem voraussetzt. Auf Windows 7 und Windows 8 läuft die neue Version nicht. Unternehmen, die auf Office 2019 umsteigen möchten, müssen also gegebenenfalls erst ihr Windows upgraden. Gleichzeitig verkürzt der Hersteller auch die Supportlaufzeit von bisher 10 auf 7 Jahre. Damit wird Office 2019 gerade einmal ein Jahr länger unterstützt als die Vorgängerversion. Microsoft begründet dies damit, dass es schwierig sei, ältere Software zu sichern. „Aufgrund schnellerer Änderungen ist es zwingend notwendig geworden, unsere Software in einen moderneren Rhythmus zu bringen“, heisst es in den FAQs zu Office 2019.

Unter den Preisanpassungen leiden vor allem auch Behörden: Bisher konnten sie Office-Pakete zu günstigen Sonderkonditionen erwerben. Mit Office 2019 glich Microsoft diese jedoch an die Preise für gewerbliche Unternehmen an. Behörden müssen nun also genauso viel bezahlen wie privatwirtschaftliche Unternehmen im niedrigsten Preissegment.

Wer unbedingt die neuesten Features nutzen möchte und ohnehin schon Windows 10 einsetzt, für den lohnt sich ein Upgrade auf Office 2019. Alle anderen sollten sich einmal den nur drei Jahre alten Vorgänger anschauen. Bereits Office 2016 enthält im Vergleich zu älteren Versionen viele attraktive Features, ist aber auf dem Gebrauchtmarkt bis zu 50 Prozent günstiger erhältlich als das neue Office 2019. In vielen Fällen reicht der Funktionsumfang völlig aus, um die bestehenden Office-Anwendungen im Unternehmen zu modernisieren. Mit Office 2016 haben Unternehmen also eine gute und sichere Alternative zu Office 2019. Die Software wird noch bis 2025 von Microsoft mit Support unterstützt. Ausserdem hat sie sich bereits im Praxiseinsatz bewährt und ist frei von Kinderkrankheiten. Bei einem erfahrenen Händler können Unternehmen gebrauchte Office 2016-Lizenzen auch in grossen Stückzahlen erwerben. Sie erhalten beim Kauf alle rechtlich erforderlichen Dokumente mitgeliefert und profitieren von Sicherheit dank einer Haftungsfreistellung und Vermögensschadenversicherung.

Alternative zur Cloud

Die Veröffentlichung von Office 2019 verlief ohne grossen Paukenschlag. Microsoft hätte es ganz offensichtlich lieber, wenn sich alle Kunden für Office 365 entscheiden würden. Doch der Hersteller musste einsehen, dass es nach wie vor viele Unternehmen gibt, die ihr Office im eigenen Rechenzentrum betreiben möchten. Gerade KMUs wollen Software lieber einmalig anschaffen, als im Abo-Modell monatlich dafür zu zahlen. Ausserdem sprechen Datenschutzbedenken oft gegen die Cloud. Wer nicht unbedingt die neuesten Funktionen von Office 2019 braucht, hat mit Office 2016 eine solide, günstige Alternative für den On-Premises-Einsatz.

Gastautor Andreas E. Thyen, Präsident des Verwaltungsrats der Lizenzdirekt
Gastautor Andreas E. Thyen, Präsident des Verwaltungsrats der Lizenzdirekt