Jeden Sommer, wenn das Schuljahr anfängt, fällt auch in der Schulverwaltung von Richterswil viel Papier an. Mit Beginn des neuen Schuljahres ist jedoch alles anders geworden. Die manuellen Prozesse sind nun weitgehend automatisiert.
Mitte Jahr herrscht üblicherweise Hochbetrieb in den Schulverwaltungen. Zu dieser Zeit treffen aus den Schulhäusern die Laufbahnentscheide für die Kinder ein, Einsprachen gegen Schulhauszuweisungen oder die Organisation von Klassenwiederholungen. In jedem Fall ist es viel Papier, das der Administration einzuverleiben ist und das bereits vorhandene, riesige Archiv weiter füllt. Bisher wurde, wie in den meisten Schulen, auch in der Schulverwaltung von Richterswil dieser Prozess noch von Hand abgewickelt. Konkret mussten die nur in Papierform vorliegenden Informationen in die Datenbestände der Schulverwaltungssoftware aufgenommen und die bestehenden Schülerprofile auf den neusten Stand gebracht werden. Was einer mühseligen Papierschlacht gleichkam.
Die Information im Fokus
Tempi passati. In der Schulverwaltung Richterswil wurden die Prozesse mittlerweile automatisiert und niemand trauert den manuellen Abläufen hinterher. „Heute nehmen wir jeden Brief nur noch in die Hand, wenn wir ihn scannen, alle weitere Prozesse werden dann elektronisch abgewickelt“, erklärt Erwin Keller, Leiter der Schulverwaltung Richterswil. Die Informationen fliessen direkt in die Dokumentenablage und stehen so automatisch in den individuellen Datenbeständen zur Bearbeitung zur Verfügung. Wodurch Keller und seinen Mitarbeitern künftig viele Archivarbeiten erspart bleiben.
Initialzündung für die Automatisierung war ein Erstgespräch mit der auf Dokumenten- und Output-Management ausgerichteten Graphax. Die in Dietikon domizilierte Unternehmung entwickelte in der Folge eine Schnittstelle vom MFP zur Schulsoftware, um so den Medienbruch aufzuheben. Zwei Wochen nach der Implementierung dieser ersten auf die Bedürfnisse einer Schulverwaltung zugeschnittene Schnittstelle sei die Software-Lösung reibungslos gelaufen, streicht Keller hervor.
Papierlose Schulverwaltung rückt näher
Die Schulung der Mitarbeiter habe nur zwei Stunden beansprucht. So habe sich das Scannen und die sich anschliessende elektronische Abwicklung schnell etablieren können und gehöre heute bereits zum Alltag. Das Fazit, das der Chef der Schulverwaltung zieht: „Mit den technischen Details hatten wir nichts zu tun, sondern wir haben von Anfang an mit einer funktionstüchtigen Anwendung gearbeitet“. Bei der Umsetzung sei organisatorisch lediglich zu entscheiden gewesen, ob auch die Altbestände an Papier eingescannt werden sollen. Darauf habe man verzichtet. Spätestens ab 2016 könnte komplett auf das Papierarchiv verzichtet werden, auch wenn dies noch nicht erlaubt sei. Keller hat seine automatisierten Prozesse mittlerweile bereits an einer der letzten Bezirkskonferenzen der Schulverwalter seinen Kollegen vorgestellt, - und ist bei vielen von ihnen auf offene Ohren gestossen.
www.graphax.ch
