Die Kollaborationsplattform des Software- und Hardwareunternehmens Microsoft wurde in den letzten Monaten funktional stetig ausgebaut. Auch die Anwenderzahlen steigen rasant. Gegenüber dem Juli dieses Jahres hat sich die Zahl der Nutzer auf mittlerweile 20 Millionen fast verdreifacht. Erwin Wullschleger, ICT Architekt bei der GIA Informatik, erläutert im Gespräch mit ICTkommunikation die konkreten Möglichkeiten und Perspektiven dieses Werkzeugs für die Zusammenarbeit.
ICTkommunikation: In einem Blog-Eintrag hat Microsoft darauf hingewiesen, dass Teams-Anwender in der Regel zunächst mit simplen Chats beginnen, dann aber rasch auch andere Tools zur Zusammenarbeit und zur Kommunikation nutzen. Welches sind aus Anwendersicht die Schlüsselelemente von Microsoft Teams?
Erwin Wullschleger: MS Teams ist ein Tool für eine effizientere Kollaboration in Bezug auf Arbeitsgruppen, Projekte, Unternehmen und Organisationen. Es ist – gemeinsam mit Microsoft Office – ein wesentlicher Bestandteil der Office-365-Suite und kombiniert Chat, Unterhaltungen, Apps, Dateien und eine Plattform für Notizen. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mit unterschiedlichen Stilen arbeiten zusammen, und Informationen werden in Office 365 auf transparente Weise geteilt. Das Ganze ist flexibel und dynamisch und unterliegt zunehmend der Veränderung. Organisationsübergreifend besteht bei der Arbeit mit Gästen kein Problem mehr. Microsoft Teams ist nicht nur für den Chat geeignet, sondern auch für Sitzungen. Daher dauerte es nicht lange, bis MS Teams als Ersatz für Skype for Business angekündigt wurde. Die Erfahrungen mit der Qualität der Videotelefonie sind sehr gut, da die Sprachqualität klarer ist. Die hybride Anbindung für Telefonie ist bereits in der Roadmap. Damit können externe Anrufe in Teams getätigt werden.
ICTkommunikation: Könnten Sie einen Bereich nennen, in dem sich der Einsatz von MS Teams besonders empfiehlt?
Erwin Wullschleger: In Unternehmen sind die Transparenz und die Inklusivität hohe Güter. Sie werden immer mehr gefordert und dienen dazu, um kurzfristige Entscheidungen zu treffen und flache Entscheidungsstrukturen herbeizuführen. Heute ist es eher selten, dass Mitarbeitende sich mit einer Aufgabe befassen, sondern mit diversen gleichzeitig. Überdies finden Fluktuationen heutzutage häufiger statt. Das Einlesen, Einarbeiten und der Informationsgewinn passieren in Microsoft Teams an einem einzigen, zentralen Ort und werden nicht durch Dateien wie E-Mails mit Anhängen distribuiert. Mit diesem Tool in der Office-365-Suite bewältigen die Kunden Herausforderungen jeder Art und vermeiden Doppelspurigkeiten.
ICTkommunikation: Und welche Vorteile sehen Sie allgemein beim täglichen Einsatz von MS Teams?
Erwin Wullschleger: Teams ist für einfache, komplexe und grosse Aufgaben im Business geschaffen. Das Kollaborationstool von Office 365 kann individuell skaliert und konfiguriert werden, ganz ohne Spezialwissen. Egal, womit Kundinnen und Kunden arbeiten, zum Beispiel Mobile, Client, Tablet, Remote und mittels App: Die Benutzerinnen und Benutzer sind frei in ihren Gewohnheiten. Ein weiterer Vorteil besteht darin, dass sie jederzeit und von überall – unterwegs oder im Homeoffice – arbeiten können. Microsoft Teams ist auch privat einsetzbar in Vereinen, Vorständen, bei Projekten wie Ferien und Umbauarbeiten und führt dort zu einer wesentlichen Vereinfachung.
ICTkommunikation: Was für Funktionen sind aktuell neu an Teams?
Erwin Wullschleger: Viele neue Funktionen wurden angekündigt, einige wurden verschoben. Vor einigen Wochen wurden die Private Channels freigeschaltet, die Berechtigungen pro Kanal zulassen. Damit können Bereiche eingerichtet werden, die nicht vom ganzen Team gesehen werden. Beispiele sind die Leitung, Verwaltung und Verrechnung.
ICTkommunikation: Wie fügt sich dieses Werkzeug in den aktuellen Workspace-Trend der Zeit ein?
Erwin Wullschleger: Die Arbeitsweise im Business hat sich in den letzten Jahren stark gewandelt und entwickelt. Der Arbeitsstil und die Mitarbeitenden sind vielfältiger geworden. Die Individualität steht im Zentrum. Das Tempo der Trends, die auftauchen und alsbald wieder verschwinden, ist hoch. Mit herkömmlichen und starren Strukturen und Apps sind sie nicht oder nurmehr teuer umsetzbar und stellen sich als Herausforderung dar. Mit Microsoft Teams sind solche Herausforderungen durch dynamisches Erweitern und Anpassen einfacher zu bewältigen.
ICTkommunikation: Und welche neue Funktionen darf man bei MS Teams mittelfristig zusätzlich erwarten?
Erwin Wullschleger: Angesagt ist etwa die Multiteam-Unterstützung im Bereich Schichten. Mit MS Teams können Benutzerinnen und Benutzer übergreifend Zeitpläne für ihre Teams erstellen und auf offene Schichten, ihr Profil und dasjenige anderer User in mehreren Gruppen zugreifen. Diese Funktion hat eine Zeitersparnis zur Folge, wenn Benutzerinnen und Benutzer häufig das Team wechseln. Ausserdem soll Microsoft Teams Echtzeitpräsenz ermöglichen. Mit dieser Lösung werden die Nutzer von Microsoft Teams den ganzen Tag die Konzentration hoch hochhalten, unabhängig davon, ob sie sich kurz unterhalten oder in einer Besprechung sind. Die Echtzeitpräsenz erhöht die Genauigkeit des jeweiligen Status, sodass andere wissen, wann jemand erreichbar ist.
