"Künstliche Intelligenz hat die Arbeit in deutschen Büros noch kein bisschen effizienter gemacht." Zu diesem ernüchternden Fazit kommen Daniel Markgraf von der AKAD University of Applied Sciences und Patrick Kurz von der Büro-Kaizen GmbH in ihrer neuen Langzeitstudie "Arbeitswelten im Wandel 2026".
Tatsächlich bringt der Einsatz von Copilot und ChatGPT zwar einzelnen Mitarbeitern in alltäglichen Aufgaben etwas Erleichterung - im Team ist davon aber noch nichts zu spüren, heisst es. Weiterhin hielten die Menschen in deutschen Büros ein Drittel ihrer Arbeitszeit für verschwendet, allein durch "sinnlose Meetings" und "quälende schriftliche Kommunikation".
Laut Büro-Kaizen-Chef Kurz nutzen 94 Prozent der Büroarbeiter KI-Anwendungen. Dabei legten 93 Prozent Daten in der Cloud ab oder würden dies gerade vorbereiten, während 83 Prozent auch die persönliche digitale Ablage verwendeten. Das Problem sei nicht die Unwilligkeit der Arbeitskräfte, sich auf IT und KI einzulassen, es seien vielmehr fehlende digitale Strukturen.
Der wissenschaftlichen Datenerhebung zufolge haben die Suchzeiten in der digitalen Ablage seit der ersten Befragung 2013 um 78 Prozent zugenommen. Verständlicherweise wünschten sich vier von fünf Mitarbeitern Unterstützung, um die Digitalisierung besser meistern und Software intelligenter nutzen zu können. Doch es bestehe noch viel Optimierungsbedarf.
Für Kurz liegen die Fehler im System vieler Unternehmen. "Wir haben herausgefunden, dass immer noch drei von vier Unternehmen keine funktionierenden Regeln für schriftliche Kommunikation haben." Dies sei ein "erschreckender Befund", wie auch der Umstand, dass 40 Prozent der intern getroffenen Beschlüsse von Besprechungen nicht umgesetzt würden.
Ein weiteres Problem sehen Kurz und Markgraf darin, dass sich Mitarbeiter von KI umfangreiche Lösungsvorschläge und andere Texte erstellen lassen und diese dann an Team-Mitglieder verschicken. Sie müssten sich dann aufwendig mit den Inhalten befassen. Die Kommunikation habe aus Sicht der Befragten an Prägnanz verloren und zu mehr Ineffizienz geführt.
Laut Büro-Kaizen und AKAD droht eine Lage, in der das Potenzial von KI "dem eines Sportwagens ähnelt, dessen Benutzer immer nur im ersten Gang fährt". Für die meisten Mitarbeiter seien KI-Agenten oder KI-Workflows oft noch unbekannte Anwendungen, obwohl bei richtiger Vorbereitung die grössten Effizienzgewinne möglich seien.
Trotz des anhaltenden Siegeszuges von KI in den Steuerabteilungen und vermeintlich kommunizierter Effizienzsteigerungen in vielen Unternehmen will die Mehrheit von ihnen den Mitarbeiterstand in diesem Bereich halten. Das zeigen zwei neue Kurzumfragen der Wirtschaftsprüfungsgesellschaft KPMG. In Hinblick auf die Personalentwicklung erwarten viele Firmen stabile Beschäftigtenzahlen in ihren Steuerabteilungen.
