Mit Hilfe von Arcplace hat der drittgrösste Schweizer Fleischverarbeiter, die Ernst Sutter AG mit Sitz in Gossau, binnen vier Monaten auf einen komplett digitalen Workflow bei der Verarbeitung und Archivierung von Lieferantenrechnungen umgestellt. Durch die heute weitgehend automatisierte Rechnungsverarbeitung hätten die Durchlaufzeiten verkürzt, Mitarbeitende und Buchhaltung entlastet und markante Verbesserungen bei der Kostentransparenz erzielt werden, heisst es in einer Aussendung dazu.
Die zur Fenaco-Gruppe gehörende Ernst Sutter AG erhält gemäss den Angaben jährlich rund 35‘000 Lieferantenrechnungen. Die Kontierung, Kontrolle und Visierung der Papierrechnungen habe in der Vergangenheit viel Zeit verschlungen und hohe Kosten verursacht. Aus diesem Grund habe sich das Unternehmen für eine Komplettlösung von Arcplace entschieden, mit der Lieferantenrechnungen – voll eingebunden ins vorhandene ERP-System – elektronisch verarbeitet und rechtskonform archiviert werden können.
Die Rechnungen werden gescannt und an einen elektronischen Kontierungs-, Prüfungs- und Genehmigungs-Prozess übergeben. Fakturen mit einem Bezug zu einer Bestellung im ERP-System werden automatisch abgeglichen und bei Übereinstimmung kontiert und zur Bezahlung an das Fibu-System übergeben. Die restlichen Rechnungen durchlaufen einen elektronischen Prüfungs- und Genehmigungsprozess nach dem 4-Augen-Prinzip. Die zu genehmigenden Positionen werden automatisch erfasst und den zuständigen Personen per E-Mail zur Genehmigung zugestellt. Sämtliche Rechnungen werden am Schluss rechtskonform digital gespeichert.
Michael Strübi, Leiter Controlling und Mitglied der Geschäftsleitung der Ernst Sutter AG, kommentiert: "50 Prozent unserer Kreditorenrechnungen sind heute innerhalb von zwei Tagen verarbeitet." Mit den automatisierten Prozessen und der rechtskonformen digitalen Archivierung würden falsche Ablagen und Belegverluste vermieden. Die Lösung soll in den kommenden Monaten in weiteren Unternehmen der Fenaco-Gruppe eingeführt werden.
