"Eis für alli" beschleunigt Kollaborations-Prozesse der Stadtverwaltung Kreuzlingen

Der digitale Austausch von Daten und Teamarbeit über ein internes Netzwerk ist nicht nur in Unternehmen der Standard – auch die öffentliche Verwaltung muss sich der digitalen Zukunft stellen, um Prozesse wirtschaftlicher zu gestalten. Zu diesem Schluss kam 2016 die Stadtverwaltung Kreuzlingen. Dort war es für Mitarbeitende schon aufgrund der räumlichen Gegebenheiten schwierig, für gemeinsame Projekte tätig zu werden. Gleichzeitig wuchs die Zahl der Aufgaben, die zudem immer vielfältiger wurden. Es musste eine umfassende Lösung gefunden werden, die zugleich individuell auf die Bedürfnisse der Stadtverwaltung abgestimmt war. Dafür wurde ein geeigneter Partner gesucht.

Schwierige Ausgangslage und hohe Anforderungen

Auf den ersten Blick schien es eine Herkulesaufgabe zu sein, das richtige IT-Unternehmen zu finden, das die Stadtverwaltung bei der Umstellung unterstützen würde. Verschiedene Anbieter kamen in Frage. Letztlich konnte sich Upgreat mit ihrem durchdachten Ansatz durchsetzen. Dieser sah vor, die Mitarbeitenden der Stadtverwaltung von Anfang an in die Entwicklung einzubinden.

Zunächst wurde die Ausgangslage überprüft und definiert, welche Ziele mit der Umstellung unmittelbar erreicht werden sollten. Zu diesem Zweck veranstaltete Upgreat einen Workshop, in dem alle Stakeholder Ideen und Vorschläge einbringen konnten. Als das grösste Problem wurde das Fehlen eines Intranets identifiziert. Dieser Zustand verhinderte eine effektive Zusammenarbeit der auf mehrere Häuser verteilten Angestellten. Entsprechend gab es noch keine definierten Abläufe für die gemeinsame Arbeit in einer digitalen Umgebung. Das neue System sollte nicht nur eine Plattform schaffen, über die Dokumente allgemein für alle Mitarbeitenden zugänglich sind, sondern auch eine Basis-Infrastruktur, die skalierbar ist und sich an neue Anforderungen anpassen lässt.

Gemeinsam zu einer durchdachten Lösung

Anhand dieser Grundsätze entwickelte Upgreat ein Detailkonzept, das mit Sharepoint von Microsoft genau die benötigte Infrastruktur schaffen sollte. Zunächst wurde ein Intranet geschaffen, was dank Sharepoint problemlos möglich war, da die Webanwendung über Sites die nötige Infrastruktur bereitstellt – und dies ohne neue, teure Hardware. Auch für die zweite wichtige Anforderung – die Verfügbarkeit von Dokumenten für alle Mitarbeitenden – bot Sharepoint mit der Content-Funktion ideale Grundvoraussetzun- gen. UPGREAT entwickelte auf Basis dessen ein individuell abgestimmtes Dokumentenmanagementsystem. So konnten die Mitarbeitenden endlich auf alle Daten der Stadtverwaltung zugreifen. Dank der Möglichkeit zur Versionierung von Dokumenten und eines ausgereiften Zugangsrechtemanagements bleibt zudem stets die Übersicht gewahrt.

Mit Communities von Sharepoint war darüber hinaus für die dritte wichtige Anforderung, die bessere Zusammenarbeit bei verschiedenen Projekten, eine passende Lösung gefunden. Über spezielle Teamseiten und -kalender ist es in Sharepoint möglich, innerhalb kürzester Zeit Mitarbeitende für ein bestimmtes Projekt zusammenzubringen, sodass sie auch räumlich getrennt noch effizient am Projekt arbeiten können.

Der Einsatz der Skybow Solutions Accelerators erlaubte es, die funktionellen Möglichkeiten von Sharepoint erheblich zu erweitern. Davon profitiert hat vor allem das User Interface: Die Bedienung ist intuitiv und auf der ganzen Plattform durchgängig und konsistent. Die Mitarbeitenden der Stadtverwaltung finden sich ohne intensive und teure Schulung einfach zurecht.

Da während der gesamten Entwicklungszeit die Angestellten der Stadtverwaltung Kreuzlingen eingebunden waren, konnte Upgreat eine Lösung bereitstellen, die nicht nur die Anforderungen perfekt erfüllt, sondern auch von den Mitarbeitenden akzeptiert wird. Die Plattform bekam deshalb auch den passenden Namen "Efa" (Eis für alli). "Die Zusammenarbeit mit der Firma Upgreat war jederzeit produktiv. So sind wir innerhalb von fünf Monaten zu einem ausgezeichneten Produkt gekommen, das von den Mitarbeitenden gerne genutzt wird,“ fasst es Stadtschreiber Thomas Niederberger kurz und bündig zusammen.

Profil Stadtverwaltung Kreuzlingen
Die Stadtverwaltung Kreuzlingen ist für sämtliche administrativen Aufgaben der Stadt im Kanton Thurgau verantwortlich. Die rund 220 Angestellten der auf mehrere Häuser verteilten Verwaltung kümmern sich dabei um sehr vielfältige Angelegenheiten, die sich immer häufiger über verschiedene Themenbereiche er- strecken. Trotz der wachsenden Belastung stellen die Mitarbeitenden der Stadtverwaltung Kreuzlingen sicher, dass sämtliche Vorgänge innerhalb der Verwaltung reibungslos ablaufen.

Firmenprofil Up-Great AG
Die Up-Great AG ist ein eigentümergeführtes IT-Unternehmen mit rund 70 Mitarbeitenden und Firmensitz in Fehraltorf. Seit 1995 begleitet Up-Great Unternehmen auf ihrem digitalen Weg und entlastet IT Organisationen mit ganzheitlichen IT Services und hybriden Cloud-Lösungen. In der Beratung und Entwicklung wird der Mensch ins Zentrum gesetzt.