Symbolbild: Pexels/ Marcus Aurelius

Die Berner Inklusionseinrichtung Rossfeld hat digitale Personalakten eingeführt, die für eine barrierefreie Akteneinsicht sorgen sollen. Mit der ECM-/DMS-Lösung "Kendox Infoshare Digitale Personalakte" der auf Dokumenten- und Prozessautomatisierungslösungen fokussierten Kendox mit Hauptsitz in Oberriet wurden gemäss Mitteilung mehr als 700 Personalakten aktueller und ehemaliger Mitarbeitenden digitalisiert. Die erleichterte Akteneinsicht und Auffindbarkeit von mitarbeiterbezogenen Informationen, sollen für alle Beteiligten unmittelbare Vorteile schaffen. "Kendox Infoshare Digitale Personalakte" ist an das bestehende ERP-System Proffix angebunden.

Da die umfangreichen Papier-Akten der privatrechtlich organisierten Stiftung Schulungs- und Wohnheime Rossfeld in unterschiedlichen Gebäuden auf dem weitläufigen Gelände der Stiftung lagerten, habe sich das Zurücklegen der langen Wege vor allem für die Beschäftigten im Rollstuhl als umständlich und schwierig erwiesen. Auch sei es wichtig, dass für leitende Verantwortliche und Therapeuten über Dossiers z. B. jederzeit die Art der Behinderungen der Bewohner eingesehen werden könne, um die richtige Pflege und Behandlung sicherstellen zu können. Pandemiebedingt ergäben sich zudem die Anforderung, dass Covid-Zertifikate jederzeit abrufbar sein müssen. Durch eine zentrale und jederzeit einsehbare digitale Ablage der Dossiers mithilfe von "Kendox Infoshare" soll dies fortan viel leichter sein.

Bei der Digitalisierung der 700 Personalakten habe man auch festgestellt, dass zu etlichen Dossiers Doppelungen, sogenannte Schattendossiers existierten, die das Handling der Akten für die Mitarbeitenden in der Vergangenheit zusätzlich erschwert hätten. Diese Schattendossiers seien durch die Digitalisierung nun eliminiert werden. Durch das zentrale, digitale Archiv sei die Problematik auch für die Zukunft gelöst. Mithilfe der Kendox-Lösung sei es zudem möglich, zeit- und ortsunabhängig auf die digitalen Versionen zuzugreifen. Neu hinzukommende Unterlagen könnten schnell eingescannt und digital in den entsprechenden Dossiers abgelegt werden.

Als ERP-System setzt die Stiftung Rossfeld die Softwarelösung Proffix ein, die bereits eine Schnittstelle zu "Kendox Infoshare" vorweisen konnte. Die ERP-Lösung wurde von der Wato-Soft eingeführt, die sowohl Partner von Proffix als auch von Kendox ist. "Proffix ist das ‚Herz der Stiftung‘ und führt unter anderem die Beziehungen zu Kunden, Bewohnern und Lieferanten mit allen erforderlichen Personendaten. Zudem wird die Lohnbuchhaltung über Proffix abgewickelt. Dieses Herzstück mit der Kendox-Lösung zu verbinden war naheliegend", so Barbara Mani, Leiterin Services bei der Stiftung Rossfeld.

Bei der Anbindung von "Kendox Infoshare" an Proffix habe man sämtliche Stammdaten, wie zum Beispiel Name und Geburtsdatum, aus dem ERP-System übernommen. Das in Papierform existierende Stammblatt zu jedem Dossier wurde von Kendox als digitaler Aktendeckel integriert. Für das Projekt galt es, Proffix stimmig zu ergänzen, um die Digitalisierung im Personalbereich und langfristig im gesamten Verwaltungsbereich voranzutreiben, heisst es weiters.

Während der Umsetzung zeigte sich den Infos zufolge vor allem ein Mitarbeiter des Rossfelds mit geschütztem Arbeitsplatz für das Einscannen der Dokumente verantwortlich, der dies fast im Alleingang habe bewerkstelligen können. Innerhalb der Umsetzung habe es eine weitere Besonderheit gegeben, die den Projektfortschritt beschleunigte. Die Dossierunterlagen wurden demnach in Gruppen wie zum Beispiel Bewerbung, Diverses, Korrespondenz und Lohnabrechnungen unterteilt und diese Gruppen wurden mit Barcodes versehen. Die Barcodes hätten das Einscannen erheblich erleichtert, und so hätten in knapp drei Monaten bereits alle aktiven Dossiers digitalisiert werden können.

Die Informationen können von den Mitarbeitenden auch über einen Web-Client jederzeit und an jedem Ort vom Laptop aus aufgerufen werden, da die Anwendung im Browser läuft. Infolgedessen seien keine umständlichen und langen Wege mehr zu Schränken und Schubladen an verschiedenen Orten der Einrichtung nötig, was die Mitarbeitenden mit körperlichen Einschränkungen immer wieder vor grosse und mühsame Herausforderungen gestellt habe. Barbara Mani, Leiterin Services bei der Rossfeld Stiftung, fügt zum Thema Datenschutz an: "Eine detaillierte und verfeinerte Zugangsberechtigung konnte überdies durch das Zugriffsmodul Kendox Standard Security Plugin implementiert werden-"

Ein weiteres gemeinsames Vorgehen bei der Digitalisierung der dokumentenbasierten Prozesse in der Stiftung Rossfeld sei bereits in naher Zukunft geplant. Neben dem Aufbau von sogenannten ‚Klientendossiers‘ sollen auch Dokumentenvorlagen, Kontrolle und Terminverwaltung über Kendox ausgeführt werden. "Da unsere Bewohner oft ab Kindesalter in der Stiftung leben, hier ihre Berufsausbildung absolvieren und sich dann als Mitarbeitende an geschützten Arbeitsplätzen in der Stiftung beruflich entfalten, wäre es ein enormer Mehrwert, wenn ein digitaler Überblick über die gesamte Lebenszeit eines jeden Klienten hinweg zur Verfügung stünde," erklärt Mani.



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