Digital Signage bringt Bewegung in die Unternehmenskommunikation

Verfasst von Marco D’Aurelio am 07.01.2018 - 09:38

Eyecatcher wie Videowalls und grossflächige Displays im Empfangsbereich eines Unternehmens sind durchaus ein Statement. Und tatsächlich stehen sie für ein modernes Kommunikationskonzept, denn die zentral steuerbaren Digital Signage Lösungen ermöglichen eine zielgruppengenaue Ansprache und sind vielfältig einsetzbar. Mit der richtigen Planung werden sie zu einem wertvollen Kanal der Unternehmenskommunikation.

Gastbeitrag von Marco D’Aurelio, Cancom

Auf der Suche nach interaktiven und zielgruppengenauen Kanälen für Corporate Communications rückt neben mobilen Anwendungen immer mehr auch eine moderne stationäre Lösung ins Blickfeld: Digital Signage. Man kennt die grossen Displays von Flughäfen, Bahnhöfen und Einkaufspassagen, mit Bewegtbildern in HD- und UHD-Qualität ziehen sie dort die Aufmerksamkeit der Passanten auf sich. Diese Attraktivität wertet natürlich auch jeden Unternehmensauftritt auf, es sind aber vor allem die weiteren Eigenschaften, die Digital Signage für die Unternehmenskommunikation interessant machen:
· Inhalte aus mehreren Quellen können zielgruppenspezifisch und situationsbezogen zusammengefasst werden
· Zentral gesteuert, lassen sich die Anzeigen sekundenschnell aktualisieren
· Über automatisierte Schnittstellen können beliebige Datenformate und unterschiedlichste Datenquellen wie ERP, Exchange oder externe Systeme eingebunden werden
· Digital Signage Systeme sind interaktiv nutzbar – meist werden Touchscreens eingesetzt, aber auch die Verknüpfung mit Sensoren, Beacons oder QR-Codes ist möglich
· Bewegtbilder sind deutlich aufmerksamkeitsstärker als statische Inhalte

Daraus ergibt sich die grosse Bandbreite an Einsatzmöglichkeiten in den Unternehmen – von Video Walls und Infotainment in öffentlich zugänglichen Empfangs- und Ausstellungsflächen, über Wegeleitsysteme und komplexe Raumbuchungslösungen bis hin zur Mitarbeiterinformation in Aufenthalts- und Produktionsbereichen.


Der erste Eindruck zählt

Der Empfangsbereich vermittelt allen Besuchern, ob Geschäftspartner, Kunde oder Bewerber einen prägenden ersten Eindruck. Grund genug für viele Unternehmen, hier mit dem Einsatz von Digital Signage zu beginnen – Video Walls und Displays informieren dann über das Unternehmen und die Produkte, eigene Spots und Interviews lassen sich mit externen News-Feeds und relevanten Branchen-Updates kombinieren. Zusätzlich können Hintergrundinformationen zum Abruf bereitgestellt werden.

Über den Imagegewinn und die Infotainment-Angebote hinaus birgt eine solche Lösung auch ganz praktische Vorteile. So lässt sich zum Beispiel die Besucheranmeldung mit einbinden. Ein Geschäftspartner oder Kunde könnte dann an einem Touch-Terminal selbst seinen vereinbarten Termin und den Gesprächspartner auswählen und auf dem Display per elektronischer Signatur gegenzeichnen. Über das System wird automatisch eine E-Mail oder SMS auf das Mobilfunkgerät des jeweiligen Gesprächspartners gesendet. Der Besucher kann sich den genauen Besprechungsort anzeigen und bei Bedarf auch auf sein Smartphone senden lassen. Parallel bietet sich auch die Besucherführung über ein digitales Wegeleitsystem an, kombiniert mit Raumbuchungsanzeigen in Konferenz- und Meeting-Areas.

Dabei geht es nicht nur um eine übersichtliche Anzeige der aktuellen Meetings oder Seminare. Über ein zentrales Raumbuchungssystem können freie Räume direkt gebucht und auf Wunsch ausserdem sämtliche Dienstleistungen, wie beispielsweise Technik oder Catering, rund um eine Besprechung organisiert, zentral bestellt sowie direkt über die entsprechende Kostenstelle abgerechnet werden.

Auch die Nutzung von Shared Desk Bereichen lässt sich mit Hilfe von Digital Signage effizient organisieren: Mobile Mitarbeiter, die sich in verschiedenen Projektteams zusammenfinden, benötigen flexible Arbeitsplätze zu unterschiedlichsten Zeiten. Über eine interaktive Anzeige von Raumbelegungen und Verfügbarkeiten sehen alle Mitarbeiter auf einen Blick, welche Plätze noch frei sind. Just-in-Time-Buchungen über Touch-Screens, Mitarbeiter-Apps oder z.B. eine automatische NFC-Authentifizierung inklusive Anzeige des jeweiligen Mitarbeiternamens sind spannende neue Möglichkeiten, die sich über klassische Beschilderung an Konferenzräumen und Arbeitsplätzen nicht realisieren lassen.

Das "Schwarze Brett" wird digital

Nicht nur in den New Work Areas, auch in der klassischen Mitarbeiterkommunikation eröffnen sich mit Digital Signage neue Wege. So spielt in der internen Kommunikation nach wie vor das Schwarze Brett eine grosse Rolle. Laut einer aktuellen Erhebung1 nutzen über die Hälfte der befragten Corporate Communications Verantwortlichen die innerbetrieblichen Aushänge als Kommunikationsmedium, fast ebenso viele stuften diesen Kanal als wichtig bis sehr wichtig ein. Zum Vergleich: Das (Social) Intranet bewerteten über 85 Prozent als sehr wichtig oder wichtig. Eine Digital Signage Lösung kann dabei das Intranet sinnvoll ergänzen und die Reichweite der Unternehmensnews steigern. Der Content lässt sich in prägnanter, anschaulicher Form genau auf den Standort oder die Geschäftseinheit zuschneiden. Feeds von Social Networks oder internen Blogs lassen sich über News-Ticker einspielen. So können z.B. Themen angeteasert werden, die im Intranet oder in der Mitarbeiterzeitung dann ausführlicher behandelt werden.

Auch Mitarbeiter ohne Computerarbeitsplatz bleiben so auf dem neuesten Stand. Über Split Screens lassen sich Informationen aus verschiedenen Bereichen kombinieren, etwa News aus der Zentrale, lokale und standortspezifische Informationen, wie z.B. bevorstehende Events, Wettervorhersagen und Fahrplanauskünfte sowie interne Stellenausschreibungen. Die zentrale Steuerung gewährleistet, dass stets aktueller, für den jeweiligen Standort relevanter Content ausgespielt wird, während gleichzeitig grundlegende Informationen wie etwa Hinweise zum Verhalten im Brandfall dauerhaft sichtbar bleiben. In Notfallsituationen können über die Displays auch Alarmmeldungen und Fluchtwege angezeigt werden.

In Produktionshallen ist die Einhaltung der Sicherheitsvorgaben besonders wichtig, um Unfälle zu vermeiden. Dies wird immer noch hauptsächlich über Papier-Aushänge dargestellt. Verblasste Schilder oder schwer lesbare Formulare sind dabei keine Seltenheit. Über Displays dagegen sind Sicherheitsaushänge, Bedienungs- und Montageanleitungen, Schichtpläne und Auftragsinformationen besser lesbar und stets aktuell einsehbar. Die Vernetzung mit Planungs-, Logistik- und Maschinendaten im Zuge von IoT eröffnet hier in Zukunft sicher noch weit grössere Anwendungsfelder für Digital Signage.

Keine Insellösung

Grundsätzlich handelt es sich bei Digital Signage um eine Kombination aus Player, Display und Content Management Software. Netzwerk- und Stromanbindungen werden benötigt und auch weitere Gegebenheiten vor Ort wie Wandstabilität und Lichteinfall müssen in die Planungen mit einbezogen werden. An Glaswänden zum Beispiel lassen sich Displays nur schwer anbringen, in diesem Fall sind Stelen geeigneter.

Das System kann sowohl über eine bestehende Infrastruktur (on-premise) als auch in der Cloud (SaaS) betrieben werden. Der Zugriff sollte nur über gesicherte Verbindungen erfolgen und die Anmeldung über Zugriffsrechte oder einen Token geregelt sein. Insbesondere bei Cloud-Lösungen sollte auf Partner zurückgegriffen werden, die zertifizierte Rechenzentren in der Schweiz anbieten können, da es sich teilweise um sensible personenbezogene Daten handelt. Eine technisch einwandfreie Einbindung aller Quellsysteme ist Grundbedingung für die automatisierte Darstellung, nur so kann der Vorteil von Digital Signage Lösungen, Informationen aus verschiedenen Quellsystemen nutzerspezifisch zusammenzufassen, auch wirklich genutzt werden. Aufgrund dieser komplexen Anforderungen empfiehlt es sich, einen Dienstleister zu wählen, der sich auch mit den angrenzenden Technologien wie Netzwerkinfrastruktur und Sicherheitskonzepten auskennt und die Einbindung der Quellsysteme über Schnittstellen beherrscht. Ein Anbieter, der von der Planung über die Installation bis zum Rollout an mehreren Standorten alles aus einer Hand liefern kann, spart dem Auftraggeber Zeit und Aufwand. Diese Ressourcen können dann in die eigentliche, interne Vorbereitung investiert werden.

Richtige Planung entscheidend

Und genau diese interne Vorbereitung ist entscheidend für den Erfolg, denn Digital Signage wird nur dann zu einem wirkungsvollen Kanal der Unternehmenskommunikation, wenn es richtig geplant und mit allen anderen Kanälen verknüpft ist. Ein Kommunikationskonzept ist deshalb eine unverzichtbare Grundlage. Da in aller Regel mehrere Abteilungen Inhalte bereitstellen werden, ist es umso wichtiger, vorab die Verantwortlichkeiten festzulegen und die Prozesse klar zu definieren. Über ein zentrales Content Management System lassen sich Rechte und Rollen einheitlich bestimmen und durch eine webbasierte Lösung kann von jedem Arbeitsplatz oder mobilen Device hierauf zugegriffen werden. Für die Bearbeitung gilt: Sind Struktur und Layout erst einmal festgelegt, lassen sich Inhalte wie z.B. Texte, Bilder oder Videos einfach aktualisieren, das spart Zeit. Ein ganz wichtiger Punkt ist dabei aber nicht ausser Acht zu lassen: Damit das neue System auch wirklich angenommen wird, sollten vor allem auch die Mitarbeiter als Adressaten und Nutzer von Anfang an in die Entwicklung mit einbezogen werden.

Quelle:
(1) Trendmonitor zur internen Unternehmenskommunikation 2016. School for Communication and Management [SCM] MPM Corporate Communication Solution, S. 20-22

Symbolbild: EBR