Die richtigen Möglichkeiten am Schopf packen

Verfasst von Jonas Berkmann am 07.02.2017 - 12:51

Die in Schönbühl bei Bern angesiedelte MFiles beschäftigt sich seit ihrer Gründung im Jahre 2002 mit mobilen Business-Lösung. Im Interview mit ICTkommunikation erläutert Christoph Siegenthaler, Projekt- und Verkaufsleiter bei MFiles, wie sich mit einer durchdachaten Mobile-Strategie die betrieblichen Prozesse nicht nur voll ausschöpfen lassen, sondern eine durchgängige Optimierung von prozessualen Abläufen über sämtliche Wertschöpfungsketten hinweg erreicht werden kann.

Interview: Jonas Berkmann

ICTkommunikation: MFiles konzentriert sich seit eineinhalb Jahrzehnten auf mobile Geschäftslösungen für KMU. Welche wesentlichen Erkenntnisse können Sie aus dieser Zeitspanne gewinnen?

Christoph Siegenthaler: Es gibt diverse Erkenntnisse, die wir sammeln und auch beobachten konnten. Zum einen ist bei vielen Unternehmen das Bewusstsein gewachsen, dass mobile Lösungen viel zum Geschäftserfolg beitragen. Sei dies aufgrund von Effizienzsteigerung, Fehlerverminderung oder Prozessoptimierungen. 
Es ist eine Tatsache, dass man vor der Digitalisierung nicht mehr die Augen verschliessen kann.
Zum anderen haben wir die Erfahrung gemacht, dass jeder Kunde seine eigenen Bedürfnisse, Wünsche und Vorstellungen hat. Entsprechend individuell sind seine Prozesse und Leistungen konzipiert. Darauf gehen wir ein, setzen die Kundenbrille auf und suchen nach der optimalen Lösung, um damit einen wichtigen Beitrag zum Unternehmenserfolg beisteuern zu können. Das ist uns bis jetzt auch immer gelungen.

ICTkommunikation: Die Einführung mobiler und digitaler Technologien ist omnipräsent. Dennoch fehlt vielen Unternehmen eine entsprechende Strategie. Was empfehlen Sie KMUs in dieser Hinsicht?

Christoph Siegenthaler: Eine mobile Strategie betrifft ja nicht nur die Einführung einer prozess-unterstützenden Lösung, zum Beispiel mit einer digitalen Rapportierung und Auftragsbearbeitung. Sie wirft grundsätzliche Fragen bezüglich Mobilität auf: Welche Smartphones gebe ich meinen Mitarbeitenden? Was brauchen sie und was dient dem Unternehmen? Wie dürfen sie die Geräte nützen? Können sie ihre eigenen Devices mitbringen – Stichwort Byod-Strategie? Was unternehme ich punkto Sicherheit?
Dann sind Fragen zu beantworten, die die Prozesse, also das Unternehmen als solches betreffen: Welche neue Technologie unterstützt die Kernaufgaben und lässt sich ideal in das Betriebsumfeld integrieren? Wie wird die Integration geplant und umgesetzt?
Fragen über Fragen. Doch deren Antworten sind notwendig, um eine mobile Strategie erfolgreich anzugehen. Denn aufgrund der voranschreitenden Technologisierung und Digitalisierung muss sich jedes Unternehmen mit dieser Thematik befassen, darf aber seine Kernkompetenzen nicht aus den Augen verlieren.

Es nützt nichts, wenn eine Firma die besten Smartphones, eine ausgeklügelte mobile Anwendung und viel technisches Zubehör angeschafft hat, das Ganze aber nicht die eigentlichen Stärken der Firma unterstützt - im schlimmsten Fall sogar schwächt. Um eine gewinnbringende mobile Strategie zu entwickeln, ist es in den meisten Fällen hilfreich, einen erfahrenen Partner ins Boot zu holen, der mit dem Unternehmen gemeinsam eruiert, was sinnvoll ist und was hemmt. Denn: Möglichkeiten gibt es unzählige. Das Wichtige ist aber, die richtigen Möglichkeiten am Schopf zu packen.

ICTkommunikation: Eine Mobile Business Lösung zu evaluieren und einzuführen, ist für viele eine riesige Herausforderung. Oft von der Angst begleitet, die Ziele nicht zu erreichen und das Budget zu überschreiten. Gibt es hierfür ein Gegenmittel oder ein Erfolgsrezept?

Christoph Siegenthaler: Wichtig ist, dass man sich zuerst klar darüber wird, was man will und wie man es will. Das ist nicht immer einfach. Deshalb bieten wir unterstützend Workshops an, in denen die wichtigen Bedürfnisse und Wünsche abgeklärt werden. Danach erarbeiten wir gemeinsam mit dem Kunden oder Interessenten ein Konzept. Sind Vorgaben, Bedürfnisse usw., nicht oder nur unzureichend formuliert, lassen Probleme nicht lange auf sich warten. Die konzeptionelle Phase, in der die Anforderungen, Kriterien, Wünsche und andere Details an eine mobile Lösung dokumentiert werden, ist immens wichtig. Entsteht trotz sauberem Konzept Verwirrung, ist dies oft auf zu viele Fachausdrücke und firmeninternen Sprachgebrauch zurückzuführen. Das kann vorkommen, wenn Unternehmen bzw. der Autor / die Autorin des Konzepts die schon mal erwähnte "Kundenbrille" nicht ablegen kann und spezifische Wörter, Sätze und Bezeichnungen nutzt. Diese werden von Aussenstehenden meist nicht verstanden oder missinterpretiert. In solchen Fällen ist der Berater oder Softwarelieferant angehalten, Rückfragen zu stellen und Klarheit zu schaffen.

Viel zum Erfolg einer mobilen Lösung trägt ein sauber aufgebautes Projektmanagement bei. In diesem Management sollten nebst ICT-Mitarbeitenden auch Personen vertreten sein, die von der mobilen Anwendung betroffen sind und das "daily business" aus dem Effeff kennen. Mitarbeiter mit einer beratenden und/oder ausführenden Funktion. Montageleiter, Technikerinnen, Monteure, Sachbearbeiter etc. Sie wissen meist sehr gut, wie sie was nutzen und vor allem, in welchen Bereichen Prozesse digital optimiert werden können. Bei grösseren Projekten macht es zudem Sinn, den Projektleiter in der Konzept- und Umsetzungsphase von einem Teil seiner sonstigen Aufgaben zu "befreien" oder zumindest Unterstützung für diese Arbeit zu bieten. Oftmals müssen Projektleiter/Innen das Ganze quasi "nebenher" betreuen. Dies führt zu Frustration, Überarbeitung und Fehlern.

ICTkommunikation: Wo sehen Sie die grössten Herausforderungen und wie soll man so ein Projekt überhaupt angehen?

Christoph Siegenthaler: Die grösste Herausforderung ist sicherlich: Wo fange ich an? Wie eingangs erwähnt, sind die Möglichkeiten zur Einführung einer mobilen Lösung immens. Hinzu kommt, dass jede Möglichkeit in zwei, drei oder vier verschiedenen Varianten angeboten wird. Daher empfehlen wir, den Blick erst "nach innen" zu richten: Wo habe ich wirklich Bedarf und wo könnten mein Unternehmen und gegebenenfalls meine Kunden den grössten Vorteil daraus ziehen? Es macht zum Beispiel keinen Sinn, sämtliche Mitarbeitende der Buchhaltung mit einem Tablet und einer digitalen Version des Finanzprogrammes auszustatten, während Mitarbeitende im Lager und in der Logistik für jeden Artikel, den sie ausbuchen, von Hand Papierzettel ausfüllen und diese ins ERP übertragen müssen.

ICTkommunikation: Können Sie aus Ihren Erfahrungen sagen, wo die grössten Stolpersteine lauern?

Christoph Siegenthaler: Wie bereits erwähnt, liegen sie zum Teil in mangelhaften oder nicht vorhandenen Konzepten. Auch unrealistische Terminvorstellungen oder nicht den Bedürfnissen und dem Unternehmen angepasste Lösungen bilden Stolpersteine. Ich nenne Ihnen ein Beispiel: Ein Lagermitarbeiter ist verantwortlich für einfache Warenausbuchungen und braucht nur einen Teil des ERPs. Würde man hier das gesamte ERP auf ein mobiles Gerät portieren, wären Sinn und Bedürfnisse verfehlt und die Kosten zu hoch.

Weitere Hürden erleben wir in dürftiger interner Kommunikation und immer öfter beim Testing, das entweder mangelhaft oder überhaupt nicht durchgeführt wird. Meine persönliche Meinung: Für das Go-Live einer mobilen Anwendung gibt es nichts Schlimmeres, als wenn die Endbenutzer schlussendlich das Testing durchführen müssen respektive aufgrund von Fehlern nicht richtig arbeiten können und sich mit entsprechenden Rückmeldungen an die Projektleitung wenden. Das führt zu Ablehnung und in der Folge beeinträchtigt es das Unternehmen negativ.

ICTkommunikation: Bieten Sie von A-Z Unterstützung?

Christoph Siegenthaler: Ja. Von der Beratung über das Konzept, die Softwareentwicklung, die Umsetzung, Geräteevaluation bis hin zur Schulung und zum Support. Auch nach Abschluss eines Projekts sind wir da, um Weiterentwicklungen anzugehen und bei System- oder Software-Wechsel zu beraten. Dank unserer Erfahrung bringen wir auch umsetzbare Ideen zur Effizienzsteigerung und zur besseren Kundenbindung ein und beraten bei der Suche nach "mobilem" Optimierungspotenzial. Zur Abrundung bringen wir neue Technologien ein – etwa mobile Datenerfassungsgerät, Scanner, Blackboxes oder Themen wie RFID oder NFC. 


ICTkommunikation: Ab wann lohnt es sich, MFiles ins "Hause" zu holen?

Christoph Siegenthaler: 
Zuerst einmal ist es mir wichtig zu sagen, dass wir darauf spezialisiert sind, individuelle Lösungen zu entwickeln. Das heisst, wir haben nur ein Standardprodukt. Dies ist speziell für SAP-Nutzer. 
Die restlichen Lösungen sind auf unsere Kunden zugeschnitten, die eine individuelle und auf ihre Prozesse optimierte Lösung wollen. Natürlich gibt es Branchen oder Firmen, die "ähnlich" sind und auch eine "ähnliche" Lösung implementieren können; aber schlussendlich bin ich persönlich der Meinung, dass eine mobile Anwendung beziehungsweise die gesamte Lösung einen immensen Wettbewerbsvorteil schaffen kann. Wenn alle dieselbe Lösung haben, ist dies nicht möglich.



Auch stossen wir auf zig Unternehmen, die auf der Suche nach einer Standardlösung nicht fündig wurden – weil nichts wirklich zu ihnen und ihren Bedürfnissen passt. Hier kommen wir ins Spiel. Wir analysieren den aktuellen Prozess, der digitalisiert werden soll, eruieren das Verbesserungspotenzial und setzen es um. Das birgt gewichtige Vorteile in sich: Allein das 1:1-Abbilden eines Papierrapports auf ein Tablet kann den Mitarbeitenden helfen, viel schneller mit dem neuen Gerät und der neuen Anwendung zurechtzukommen. Sie sind also schneller wieder produktiv. Dies wiederum beschleunigt die Amortisation der Lösung als Ganzes.



Ausserdem gibt es Anforderungen, die einfach keine Standardlösung abdecken kann. Sie sind so firmenspezifisch, dass es für Anbieter von Standardprodukten nicht rentabel ist, diese abzubilden. Möglicherweise bildet aber genau diese spezifische Anforderung den Wettbewerbsvorteil eines Unternehmens? Auch hier können wir helfen.

ICTkommunikation: Welches sind die wichtigsten Meilensteine in Projekten, um die Kosten und die Ziele im Griff zu behalten?

Christoph Siegenthaler: 
Wichtig sind unter anderem das Konzept und das darauf aufgebaute Angebot. Das Konzept ist deswegen so wichtig, weil alles darin Niedergeschriebene bindend ist. Das bedeutet; alle weiteren Punkte - sogenannte "Changes" - werden dann separat verrechnet. Also muss als erster Schritt ein durchdachtes Konzept erstellt werden. Vorteilhaft in Zusammenarbeit mit dem Software-Lieferanten, um allfällige Missverständnisse und Hindernisse bereits vorgängig zu klären. Danach sind regelmässige Fortschrittskontrollen und Testings nötig. Hierfür gibt es einige praktische Programme, etwa Jira bzw. Confluence, die Firmen bei der Projektplanung und -begleitung unterstützen.

ICTkommunkation: Von mobilen Geschäftslösungen werden höhere Produktivität, Effizienz und Flexibilität erwartet. Können Sie uns Beispiele aus Ihren Projekten nennen, die diese Erwartungen erfüllt haben? 


Christoph Siegenthaler: Da gibt es mehrere. Von einfachen Anwendungen bis hin zu komplexen Gesamtlösungen. Denn nur schon durch das Digitalisieren von Papierrapporten können höhere Effizienz und Produktivität erreicht werden. Ein konkretes Kundenbeispiel: Das Unternehmen hat die Papierrapporte komplett durch eine digitale, mobile Lösung ersetzt. Früher mussten Techniker und Monteure einen Rapport von Hand ausfüllen und per Post an die Zentrale senden, wo dieser eingescannt wurde. Anhand des Rapports wurde dann im ERP-System die Rechnung manuell erstellt, ausgedruckt und versandt. Neu läuft dies automatisch ab. Von den mobilen Datenerfassungsgeräten wird der Auftrag samt Rapport direkt ans ERP gesandt. Dieses schickt den Rapport direkt per E-Mail an den Kunden und generiert ebenfalls automatisch eine Rechnung. Der Prozess ist effizienter, produktiver und weniger anfällig für Fehler.


Noch mehr Vorteile bieten komplexere Lösungen. Während ein Konkurrenzbetriebe eines Kunden bei einer defekten Steuerungssoftware für ihre Anlagen den gesamten Antriebsmotor wechseln muss – sprich: Motor im Lager bestellen, warten bis zur Auslieferung, erneutes Hinfahren zum Kunden und Motor montieren – kann unser Kunde die Antriebssteuerung direkt vom eigenen Server runterladen und mittels Schnittstelle auf die Steuerung laden. Der Prozess unseres Kunden ist flexibler, effizienter und vor allem produktiver. Dies ist ein klarer Wettbewerbsvorteil und löst auch ein positives Echo bei den Endkunden aus.

ICTkommunikation: Schwenken wir zur Datensicherheit über. Je mehr Hackerangriffe in den Medien auftauchen, desto grösser die Bedenken hinsichtlich Datensicherheit. Was bieten Sie Ihren Kunden diesbezüglich?

Christoph Siegenthaler: 
Hier müssen wir zwischen den Ebenen unterscheiden, die Schutz benötigen.

1. Schutz des mobilen Frontendgeräts

2. Schutz der Kommunikation zwischen Gerät und Servern

3. Schutz der Server bzw. Systemlandschaft



Das mobile Gerät kann heutzutage durch einfache Mobile Device Management-Software ausreichend geschützt werden. Diebstahlschutz, d.h. Lockdown, wenn das Gerät entwendet wurde, Tracking eines vermissten Geräts usw. sind ohne weiteres möglich.
Bei all unseren Lösungen bieten wir höchste Datensicherheit durch neue Verschlüsselungstechnologien.

ICTkommunikation: Was sind Ihre Stärken im Vergleich zu anderen Anbietern?

Christoph Siegenthaler: 
Wir sind sehr nahe beim Kunden. Wir sehen sie nicht als Externe an, sondern bilden mit ihnen zusammen ein Team, das gelungene Lösungen erarbeitet, die zum Unternehmenserfolg beitragen. 
Hinzu kommt unsere langjährige Erfahrung mit vielfältigen Projekten. Etwa bei der Schweizerischen Post, bei B. Braun oder bei Gilgen Door Systems.

ICTkommunikation: Bei Ihnen erhält man eine massgeschneiderte Lösung. Ist dies im Vergleich zu Standardsoftware nicht teuer? 


Christoph Siegenthaler: Das kommt auf die Sichtweise an. Die Initialkosten für eine individuelle Lösung sind etwas höher. Allerdings spart man diese Mehrkosten durch die optimale Adaption der Anwendung auf die bestehenden Prozesse und Gegebenheiten schnell wieder ein. Des Weiteren muss bei einer Standardlösung vielfach sogenanntes Customizing betrieben werden, also das individuelle Anpassen einer Standardanwendung. Meist erfolgt dies nach dem Initialprojekt, d.h. nach dem Roll-Out der Lösung. Diese Kosten werden beim Vergleich von Standard- und Individuallösung kaum berücksichtigt, können das Budget aber enorm belasten. Unsere Individuallösung indessen ist bereits massgeschneidert – ergo entfallen grössere Anpassungen im Nachhinein.

ICTkommunikation: An welche ERP- und Umsysteme lässt sich Ihre Software anbinden und wie hoch ist der Schulungsaufwand? 


Christoph Siegenthaler: Dank unserem Kolibri-Framework lässt sich unsere Software an alle gängigen ERP-Systeme anbinden, unter anderem natürlich auch ans SAP. Da wir von Fall zu Fall, also von Kunde zu Kunde, die mobile Anwendung entwickeln, haben wir einen gewissen Spielraum, was die Anpassungen anderer Komponenten, z. B. der Middleware, angeht. In diesem Sinne können wir, wenn uns die technischen Dokumentationen bzgl. Schnittstellenanbindung vorliegen, unsere Lösung überall anbinden.

ICTkommunikation:
Nebst Individualsoftware bieten Sie seit rund einem Jahr auch eine sehr günstige Lösung für "mobiles SAP". Hat SAP selbst keine Lösung? Was sind die Vorteile Ihrer Lösung?


Christoph Siegenthaler: Sie sprechen von unserer Standardlösung GUIConsole. Dies ist eine einfache, kleine Lösung, da sie direkt in SAP arbeitet und ohne Schnittstelle und Middleware auskommt. Die GUIs, also die Benutzeroberflächen dieser Anwendung, können mit dem nötigen Know-how selbst programmiert oder Bedarf von uns übernommen werden. Für die Abbildung kleinerer Prozesse, etwa ein einfacher Warenausgang, ist GUIConsole ideal: Geringe Kosten, verhältnismässig kleiner Aufwand und doch eine mobile Lösung, die den Mitarbeitenden von seinem Arbeitsplatz "befreit" und ihn digital begleitet.

ICTkommunikation: Weitere Standbeine sind das GPS-Tracking Tool X-Track und die eigene Entwicklungsplattform Kolibri. X-Track richtet sich an Transportunternehmen. Welche Zielgruppe adressieren Sie mit Kolibri?

Christoph Siegenthaler: 
Wie Sie gesagt haben: Kolibri ist unsere Entwicklungsplattform. Über diese Plattform schaffen wir grundsätzlich neue Anwendungen, individuell, für jegliche Branchen. Logistik, Bau, Detailhandel; auf der Baustelle, im Lager, im Laden. Dank der Kolibri Plattform sind wir sehr flexibel. Auch was die Anbindung an ERP- und Umsysteme anbelangt.

ICTkommunikation: Zum Schluss: Sind Unternehmen ohne Mobiles Business Strategie und Lösung überhaupt noch konkurrenzfähig? Wenn nein, wie viel Zeit bleibt, um nachzurüsten?

Christoph Siegenthaler: 
Natürlich sind sie noch konkurrenzfähig. Allerdings wird es langsam Zeit, die nötigen Schritte in die richtige Richtung zu unternehmen. Aus meiner Sicht kommt man nicht mehr darum herum, die Verbesserung der Prozesse dank mobilen Lösungen umzusetzen. Insbesondere beim heutigen Kosten- und Termindruck. Eine mobile Lösung kann hier Abhilfe schaffen und die Mitarbeitenden effektiv entlasten. Grundsätzlich bleibt aber zu sagen, dass gerade Schweizer KMUs zum einen sehr innovativ und fortschrittlich sind, zum anderen ein ausgeprägtes Kundendenken haben und deswegen auch ohne mobile Lösung jetzt noch konkurrenzfähig sind. Für die Zukunft ist eine Mobile Business Strategie jedoch auch für solche Firmen ins Auge zu fassen.

Christoph Siegenthaler, Projekt- und Verkaufsleiter MFiles: 'Ein sauber aufgebautes Projektmanagement trägt zum Erfolg einer mobilen Geschäftslösung bei!'